Technisch integrator Hollander Techniek zet document management in voor efficiency
Documenten op een meer gestructureerde en beheersbare manier creëren, opslaan en terug vinden. Dat is een van de zaken die technisch integrator Hollander Techniek met de aanschaf en implementatie van DigiOffice wil bereiken. Een document management systeem moet bijdragen aan efficiency en kwaliteitseisen van de organisatie.
Het landelijk opererende Hollander Techniek beschikt op de vier vestigingen over nieuwe document management tools. Dit om het samenwerken, registreren, aanmaken, muteren en archiveren van documenten te ondersteunen. Han Reukers, Proces Consultant bij Hollander Techniek: “Een voorbeeld hiervan is het gebruik van digitale projectdossiers voor onder andere de contractstukken. En het opleverdossier om documenten eenvoudig en overzichtelijk terug te vinden. Ook werkstromen, bewaartermijnen, versiebeheer, verzendmodellen en huisstijlbeheer dragen bij aan efficiency en kwaliteitseisen van onze organisatie.”
Document management en efficiency
Om informatie veilig te delen met externe partijen is de module DigiOffice Extranet ingezet. Voor medewerkers van Hollander Techniek bevatten de werkruimtes in DigiOffice naast een overzicht van taken, documenten en projecten ook openstaande acties en taken per project.
Erwin Claessens, Senior Projectleider bij IDB Groep: “Commerciële medewerkers krijgen naast de DMS-tools ook een werkruimte CRM in DigiOffice. Zij zien hier alle informatie met betrekking tot relaties, trajecten, documenten en openstaande CRM-acties voor het commerciële proces in één weergave terug. Dit levert hen inzicht en biedt managers gerichte informatie voor sturing van het CRM proces. Ook richten we een koppeling in met de Business Intelligence tool van Hollander Techniek. Daarmee kunnen we medewerkers de DigiOffice informatie geïntegreerd in de overzichten aanbieden.”
De basisinstallatie is afgerond. Ook het inrichten van werkstromen, kwaliteitssysteem en verzendmodellen is voltooid. Een groot deel van de medewerkers heeft inmiddels een cursus in het gebruik van DigiOffice gevolgd.
Over Hollander Techniek
Als technisch integrator biedt Hollander Techniek al ruim 40 jaar technische oplossingen voor haar opdrachtgevers in de marktsegmenten Utiliteit, Industrie en Retail met als kernactiviteiten elektrotechniek, werktuigbouwkundige installaties, zwembadtechniek, beveiliging, IT, industriële automatisering, robotisering en retailtechniek. Hollander Techniek werkt landelijk met 430 medewerkers vanuit 4 vestigingen aan complete oplossingen die toegevoegde waarde geven aan de activiteiten van zijn opdrachtgevers.
