Document Management Systeem (DMS) voor documentbeheer
DigiOffice is een document management systeem (DMS) voor organisaties die documentbeheer slim willen organiseren. Via één krachtig platform, volledig geïntegreerd met Microsoft 365 en andere systemen, registreer, beheer en vind je documenten, data en informatie direct terug. Zo werk je met meer structuur, minder zoekwerk en altijd met actuele en veilig opgeslagen documenten.
DigiOffice als document management systeem (DMS)
Automatiseer documentbeheer en breng structuur in documenten, data en informatiestromen
Zonder structuur raakt documentbeheer versnipperd
In veel organisaties staan documenten verspreid over mappen, mailboxen, Teams-kanalen en verschillende systemen. Daardoor is het vaak onduidelijk waar documenten staan, welke versie actueel is en wie toegang heeft tot informatie.
Zonder goed documentbeheer kost het medewerkers onnodig veel tijd om documenten terug te vinden en ontstaat er risico op fouten, dubbel werk en verlies van informatie.
Een document management systeem (DMS) brengt structuur in documenten en informatiestromen. DigiOffice automatiseert documentbeheer en zorgt dat documenten centraal worden opgeslagen, beheerd en eenvoudig teruggevonden
Zo ontstaat regie op documenten binnen de hele organisatie.
Baker Tilly N.V.
- Matthijs de Zoeten, ICT Manager Baker Tilly
We zijn slimmer gaan werken door onze werkprocessen als accountancy en fiscale dienstverlener centraal onder te brengen in DigiOffice, voor alle circa 850 professionals.
Burgland Bouw
- Vincent van der Dussen, Controller Burgland Bouw
Alle aanvragen en benodigde documenten zetten we met één druk op de knop via DigiOffice uit naar onderaannemers.
De kracht van DigiOffice als document management systeem (DMS)
Ontdek hoe slimme functies documentbeheer automatiseren en werken met documenten sneller, veiliger en overzichtelijker maken.
Altijd de juiste versie
Versiebeheer is volledig geautomatiseerd. Of je nu werkt in Word, Teams of SharePoint: iedereen gebruikt altijd de meest actuele versie van documenten. Elke wijziging wordt gelogd, inclusief wie-wat-wanneer. Geen verwarring of dubbel werk..
Automatische opslag van documenten
Documenten worden automatisch opgeslagen op de juiste plek – met metadata, naamgeving en toegangsrechten. Handmatig mappen kiezen of bestandsnamen bedenken is verleden tijd.
Slim toegangsbeheer
DigiOffice regelt automatisch wie toegang krijgt tot welke documenten – op basis van rol, team of project. Dit wordt volledig afgestemd op Microsoft Entra ID.
Documenten snel terugvinden
Vind documenten en e-mails snel via één centraal overzicht met slimme zoekfilters. Zo heb je altijd direct toegang tot de juiste informatie.
Geautomatiseerde workflows
Bespaar tijd en creëer structuur met geautomatiseerde documentprocessen. DigiOffice stuurt documenten automatisch langs de juiste stappen – uniform en volgens je eigen bedrijfsregels.
Veilig en compliant werken
DigiOffice helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving zoals AVG. Dankzij versiebeheer, logging en toegangscontrole werk je veilig en transparant – ondersteund door ISO 27001 en Microsoft Entra ID.
Projectbeheer
Beheer projecten van start tot oplevering. DigiOffice koppelt documenten, acties en e-mails automatisch aan het juiste project en team. Voor grip op voortgang, kwaliteit en samenwerking.
Dossierbeheer
Krijg volledige controle over al je dossiers. DigiOffice automatiseert het dossierbeheer met slimme workflows, bewaartermijnen en taken – zo blijft elk dossier actueel, compleet en eenvoudig terug te vinden.
Slimme retentie en archivering
DigiOffice automatiseert het archiveren en vernietigen van documenten volgens wettelijke bewaartermijnen. Zo voldoe je aan de wet, voorkom je onnodige opslag en houd je grip op je archief.
Regie op documentbeheer over al je systemen
Veel document management systemen richten zich op het opslaan en beheer van documenten.
In de praktijk werken organisaties echter met meerdere systemen zoals Microsoft 365, ERP- en HRM-oplossingen.
DigiOffice gaat verder dan traditioneel documentbeheer. Als regielaag voor documenten verbindt DigiOffice deze systemen
en zorgt het dat documenten, data en informatie altijd op de juiste plek beschikbaar zijn.
Documenten worden automatisch opgeslagen, gekoppeld en beheerd – ongeacht waar ze ontstaan.
Zo ontstaat één centrale structuur en werk je organisatiebreed met dezelfde informatie.
Slimme AI in DigiOffice
DigiOffice bevat een AI-module die helpt bij het werken met documenten en informatie in je dagelijkse werk.
De AI-functionaliteiten ondersteunen onder andere automatische vertalingen, samenvattingen, beeldbeschrijvingen en documentstructuren.
Zo automatiseer je terugkerende handelingen, werk je sneller en verminder je foutgevoelig werk binnen documentbeheer
Vertaalt keuzelijsten
Voor organisaties die internationaal werken, vult DigiOffice automatisch de juiste taalvariant in van keuzelijsten via Microsoft Azure Translate. Dit voorkomt fouten en dubbele beheeracties
Maakt samenvattingen
DigiOffice genereert automatisch samenvattingen van documenten. Zo krijg je in één oogopslag inzicht, zonder het volledige document te openen.
Beschrijft afbeeldingen
DigiOffice beschrijft afbeeldingen automatisch bij upload en verrijkt deze met metadata. Daardoor vind je documenten en afbeeldingen sneller terug binnen dossiers.
Maakt documentstructuren
DigiOffice stelt op basis van eerdere documenten automatisch een logische hoofdstukindeling voor bij bijvoorbeeld offertes, rapporten of opdrachtbevestigingen.
DigiOffice zet AI niet in als losse functionaliteit, maar als geïntegreerde laag binnen het document management systeem (DMS).
Zo werk je slimmer met documenten binnen een veilig, gestructureerd en compliant platform, volledig geïntegreerd met Microsoft 365.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker
Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem
In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Succesverhalen: digitalisering in de praktijk
Baker Tilly
Slimmer en uniform samenwerken
Met 13 vestigingen zocht Baker Tilly naar een DMS dat efficiënt documentbeheer en samenwerking mogelijk maakte. DigiOffice bood de oplossing: standaardisering, geautomatiseerde workflows en een centrale opslag. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze en meer focus op klanten.
Pala Group
Gestroomlijnd digitaal verkoopproces
Als automotive groep met meerdere dealerbedrijven had Pala Group behoefte aan structuur en efficiëntie. DigiOffice bracht alle documenten en workflows samen in één centraal systeem. Het verkoopproces verloopt nu sneller, zonder zoekwerk of dubbele invoer, met 50% tijdswinst.
Dijkhof Bouw
Grip op bedrijfsvoering door digitalisering
Dijkhof Bouw koppelt AFAS ERP met DigiOffice DMS en creëert zo een gestroomlijnd proces voor offerte- en projectbeheer. Met één dashboard hebben ze direct inzicht in alle lopende projecten, waardoor ze nauwkeuriger kunnen plannen, bijsturen en transparanter werken.
Complete digitale werkplek ondersteunt jou slim in je werk
Naast automatisch documentbeheer zorgt DigiOffice er ook voor dat de huisstijl van jouw organisatie moeiteloos wordt toegepast in alles wat je naar buiten communiceert.
Huisstijl automatisch in alle documenten
DigiOffice borgt je huisstijl – zonder handmatige handelingen – volledig in documenten, e-mails en presentaties. Werken in de juiste branding wordt zo vanzelfsprekend, ook binnen Microsoft 365-applicaties zoals Outlook, Word, PowerPoint en Excel. Zo heb je een herkenbare en professionele uitstraling in álle communicatie.
DigiOffice automatiseert de toepassing van je huisstijl op elk niveau:
- voorziet documenten vanuit Word of PowerPoint automatisch van de juiste sjablonen en opmaak
- zorgt via de DocumentGenerator dat ook output uit ERP-, HRM- en andere systemen altijd voldoet aan je visuele identiteit
- past wijzigingen in logo, adresgegevens of merknamen centraal aan – met directe doorwerking in alle communicatie
Zo werk je professioneel, herkenbaar en eenduidig – elke dag opnieuw.
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice Enterprise:
Integraties, delen en samenwerken
DigiOffice stroomlijnt document- en informatiestromen vanuit Microsoft 365, Teams, SharePoint en andere platformen, volledig geïntegreerd in één digitale werkplek. Slimme koppelingen en API’s voorkomen dubbele invoer, zo werk je efficiënter en altijd met actuele informatie.
Microsoft 365
Werk altijd met actuele informatie en documenten via de DigiOffice voor Office add-ins in je Microsoft 365-omgeving. Documenten zijn automatisch voorzien van de juiste huisstijl.
Microsoft Teams
Centraal document- en informatiebeheer door DigiOffice maakt informatie ook in elke teamsite beter vindbaar, sneller gedeeld en veiliger opgeslagen, zonder dat je Teams hoeft te verlaten
SharePoint (online)
Sla documenten en informatie automatisch en veilig op met metadata. Direct in het juis- te projectportaal, site of bibliotheek binnen SharePoint (online). Zo creëer je overzicht en structuur in elk project of dossier.
ERP en andere platformen en applicaties
Integreer DigiOffice met je favoriete platformen zoals 4PS, AFAS, Fobis, Relatics, Mailplus of VISMA | PinkWeb. Dankzij deze integraties slaat DigiOffice documenten en data die aan ERP-objecten of andere systemen zijn gekoppeld, automatisch op de juiste plek op. Dit zorgt voor complete en toegankelijke dossiers voor projecten, relaties en stakeholders.
Werk efficiënter met volledige grip op documenten en informatiestromen
Eén platform voor grip op processen, documenten én informatie
Met DigiOffice werk je in één overzichtelijk systeem dat processen, documenten en informatie samenbrengt.
Van de corporate identity tot documentbeheer en van relatiebeheer tot geautomatiseerde werkstromen – je houdt grip, verhoogt de efficiëntie en waarborgt nauwkeurigheid.
- Standaarddocumenten voor nauwkeurigheid
- Tekstwizards & blokken voor standaardisatie
- Automatische werkstromen voor borging
- Versiebeheer voor actuele informatie
- Traceerbare & inzichtelijke document lifecycle
Samen succesvoller met DigiOffice
Meer dan 35 jaar ervaring
Ruim 35 jaar van groei, ontwikkeling en ervaring. Jaren waarin we de ontwikkelingen in het informatielandschap op de voet volgden en blijven volgen om het verschil te maken voor onze klanten.
Development
DigiOffice is een 100% Nederlands product. Alles bedenken, ontwerpen, coderen en testen we op het kantoor in Woerden. Nieuwe ontwikkelingen maken we op basis van visie én vragen van klanten.
Consultancy
Efficiënt en effectief software implementeren op basis van onze bewezen best practices: onze projectleiders en consultants staan voor je klaar!
Training
Ervaar de gebruiksvriendelijkheid van DigiOffice in de praktijk: leer samen met je collega’s de mogelijkheden van DigiOffice kennen in een praktijkgerichte training.
ServiceCenter
Binnen kantooruren krijg je ondersteuning en support door specialisten. Eén aanspreekpunt voor al je helpdeskvragen over DigiOffice.
Ralf Benschop
Sales manager
Tilly Koot
Progammeur
Erwin Claessens
Projectleider
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 465 500
