ROI van een DMS: meer dan alleen kostenbesparing!
Elke organisatie en werknemer is gebaat bij een efficiënte, moderne digitale werkomgeving. Simpelweg omdat het bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering en prettig is om goed ondersteund je werkzaamheden in uit te voeren. Een Document Management Systeem (DMS) biedt daarin allerlei voordelen. Het stroomlijnt automatisch taken en verantwoordelijkheden van diverse afdelingen en kan ook een behoorlijke Return on Investment (ROI) opleveren. In deze blog ‘7 concrete resultaten van een DMS’ gaan we dieper in op de voordelen (baten) en de kosten van het gebruik van een DMS aan de hand van praktische voorbeelden.
Besparen op ruimtegebruik, uren en operationele kosten
Een voor de hand liggend voordeel van een DMS is kostenbesparing. Als je digitaal over informatie en documenten beschikt en deze kunt verwerken, heb je daar in ieder geval geen fysieke opslagruimte voor nodig. Neem je een DMS bovendien als Software As A Service (SAAS)-oplossing af dan bespaar je ook nog eens op serverruimte en -kosten. Ook leidt digitalisering tot lagere afdrukkosten en minder uitgaven aan papier, inkt en onderhoud van kopieermachines. Alles bij elkaar spaart een DMS ook uren uit van medewerkers.
Maar de ROI van een document management systeem is meer dan alleen kostenbesparing.
Tijdwinst door meer efficiëntie en minder zoeken
Een van de grootste voordelen van een DMS is de tijdwinst die het oplevert. In plaats van kostbare tijd te verspillen aan het doorzoeken van rommelige digitale mappen of zelfs fysieke archieven, vind je met een DMS snel en eenvoudig de benodigde relevante documenten. Dit komt omdat actuele informatie en documenten op één centrale plek te vinden zijn. Met als resultaat een hogere productiviteit en minder frustratie onder medewerkers.
Beveiliging gevoelige informatie
Beveiliging van gevoelige bedrijfs- en klantinformatie is met het oog op bedrijfscontinuïteit, cybersecurity en de AVG natuurlijk een belangrijk gegeven. Een DMS helpt je bij het naleven van wet- en regelgeving en in je bedrijfsvoering door gevoelige documenten en informatie goed te beveiligen. En alle wijzigingen in documenten – en door wie die gedaan zijn – nauwkeurig te loggen. Strikte beveiliging van en bescherming tegen verlies van relevante en gevoelige informatie is voor alle branches van belang, zeker voor organisatie die moeten voldoen aan de NIS2 regulering.
Automatisering document gerelateerde processen
Een ander voordeel van een DMS is het automatiseren van document gerelateerde processen. Denk aan interne en externe digitale goedkeuringsworkflows waardoor bijvoorbeeld een digitale handtekening sneller is gezet én verwerkt. Dit betekent dat processen veel makkelijker verlopen, dossiers automatisch aangevuld worden en projecten sneller kunnen worden afgerond.
Hogere klanttevredenheid door snellere reactietijd
Snelle reactietijden en nauwkeurige informatie zijn essentieel voor het behoud van een goede klantrelatie. Doordat medewerkers met een DMS sneller en eenvoudiger toegang hebben tot actuele documenten en informatie betekent dat zij sneller kunnen reageren op klantvragen. Dit verbetert de klantenservice aanzienlijk en draagt bij aan een hogere klanttevredenheid en loyaliteit.
Verbeterde samenwerking met collega’s en externen
In de huidige wereld waar remote werken steeds meer de norm is, moeten medewerkers overal vandaan toegang kunnen hebben tot informatie en documenten. Een DMS maakt dit mogelijk en bevordert daarmee de samenwerking binnen teams én met externen, ongeacht hun fysieke locatie.
Versiebeheer
Daarnaast zorgt een DMS voor effectief versiebeheer. Er staat namelijk altijd de meest recente versie van een document ter beschikking, wat fouten door het gebruik van verouderde informatie vermindert.
Digitalisering en modern werkgeverschap trekt talent
Digitalisering speelt een steeds grotere rol in modern werkgeverschap. Bedrijven die investeren in technologische vooruitgang en werkplekinnovatie tonen daarmee aan dat ze voorop lopen. Dit kan helpen om toptalent aan te trekken en te behouden, omdat veel professionals de voorkeur geven aan werkgevers die hen ondersteunen met de nieuwste technologieën en tools. Bovendien bevordert een DMS een flexibele werkomgeving, waardoor medewerkers hun werk beter kunnen combineren met persoonlijke verplichtingen. Dit verhoogt de tevredenheid en het behoud van medewerkers.
Is de ROI van een DMS de investering waard?
De ROI van een DMS kun je berekenen door de totale kosten van de implementatie en het onderhoud van het systeem te vergelijken met de besparingen en voordelen die het jouw bedrijf oplevert. Een eenvoudige ROI-berekening kun je als volgt uitvoeren:
Waarbij:
- Totale voordelen: Dit zijn de geschatte besparingen door tijdwinst, kostenbesparingen, verbeterde efficiëntie, etc.
- Totale kosten: Dit zijn de initiële implementatiekosten, onderhoudskosten, training, etc.
Bijvoorbeeld, als de jaarlijkse besparingen €50.000 zijn en de totale kosten €20.000, zou de ROI-berekening er als volgt uitzien:
Dit zou betekenen dat voor elke euro die wordt geïnvesteerd in het DMS, er €1,50 aan waarde wordt gegenereerd.
De specifieke ROI varieert en is uiteraard afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het type documenten dat wordt beheerd en hoe goed het systeem wordt geïmplementeerd en gebruikt.
Hoewel je de investering en de kosten van een implementatie natuurlijk goed moet overwegen, biedt een Document Management Systeem je onder de streep tal van voordelen die de efficiëntie, kostenbesparing, samenwerking, beveiliging en klant- en medewerker tevredenheid van de organisatie verhogen en verbeteren.
Wil je meer weten over de ROI van een DMS?
Download dan onze whitepaper
