Efficiënt document management betekent dat de juiste personen toegang tot de juiste informatie hebben. Ook is deze informatie actueel, gedigitaliseerd en daardoor eenvoudig te vinden. Er wordt gewerkt met één centrale informatiebron, medewerkers hoeven dus niet in meerdere systemen te zoeken.
Symptomen van inefficiënt document management
In meer dan 50% van de organisaties is van een dergelijke informatievoorziening (nog) geen sprake, met alle gevolgen voor de organisatie van dien. Wat zijn de symptomen van inefficiënt document management -en hoe vaak ervaar je ze in jouw team-?
1) “Dit is het document dat ik zocht…denk ik…hoop ik”
Het terugvinden van de juiste documenten. Uit onderzoek blijkt dat dit gemiddeld een uur per dag in beslag neemt. De informatie is verspreid over verschillende systemen en bevat geen label. De cryptische titel (of te wel onvolledige meta data) maakt dat je het bestand eerst moet openen om te zien of dit de informatie is die je zoekt. 20% van de medewerkers kan de documenten niet terugvinden als ze dringend nodig zijn.
Bekijk in de infographic onderaan de pagina de impact van de groeiende hoeveelheid aan informatie voor het bedrijfsleven.
2) “Nog een paar wijzigingen en dan kan ik de informatie versturen. Wacht… dit is niet de goede versie.”
Dit is meer dan 47% van de werknemers wel eens overkomen . Wie in meerdere systemen werkt en zijn bestanden op meerdere locaties op kan slaan, vergroot bijna automatisch ook het risico op verschillende versies. Niets is frustrerender dan om een document bij te werken, om vervolgens te ontdekken dat je niet aan de nieuwste versie werkte.
3) “Waar zijn mijn laatste wijzigingen gebleven?”
Alle inspanningen om de datakwaliteit te verbeteren ten spijt: hoe vaak gebeurt het niet dat wijzigingen verloren gaan? Vaak, in zeker 25% van de bedrijven wordt geklaagd dat documenten niet up-to-date zijn.(2) Je kunt je voorstellen dat het de onderlinge samenwerking binnen jouw team niet ten goede komt als je elkaars laatste wijzigingen niet meeneemt of erger nog: documenten overschrijft…
Goed informatiemanagement bevordert het delen van kennis en informatie en daarmee de onderlinge samenwerking in je organisatie. Niet alleen bespaart dit de organisatie tijd en geld, maar het zorgt ook voor tevreden collega’s, klanten en partners dankzij een fijne werkrelatie.
Document management: Het slim digitaliseren van informatie speelt een sleutelrol in succesvolle samenwerkingen.
Wie zijn teams nog succesvoller wil laten samenwerken, begint bij het begin en zorgt er voor dat het informatiemanagement binnen de organisatie op orde komt.
Om te voorkomen dat informatie wordt opgeslagen in mailboxen of complexe mappenstructuren, en gedeeld wordt via ‘eigen’ cloudoplossingen zoals Dropbox, iCloud en OneDrive, is het cruciaal om als organisatie te faciliteren in een goed document management systeem. Daarmee maak je op een slimme manier informatie digitaal en centraal beschikbaar.
Zo hebben jouw medewerkers altijd toegang tot alle informatie die ze nodig hebben om hun werk-zaamheden uit te voeren. En kunnen ze bestanden eenvoudig delen en samenwerken met iedereen binnen en buiten de organisatie, zonder dat tijd of plaats een belemmering is.
Wil jij documentbeheer beter organiseren voor je organisatie? Wil je meer weten over hoe je juiste en actuele informatie eenvoudiger en sneller beschikbaar krijgt voor je collega’s? Lees dan de whitepaper DMS: steunpilaar in bedrijfsprocessen’ eens.
