Grip op informatie is de grootste uitdaging in de digitale transformatie. Als organisatie hebben we te maken met steeds meer informatie, een groeiend aantal kanalen en hogere klantverwachtingen. “Verandering is de enige constante” luidt een eeuwenoud gezegde. Dat geldt zeker in dit digitale tijdperk waarin de technologische ontwikkelingen elkaar in sneltreinvaart opvolgen. ‘Digitale transformatie’ mag dan hét buzzwoord van de laatste decennia zijn, overwaaien doet het zeker niet. In dit artikel lees je waar digitale transformatie voor staat. En belangrijker nog: wat het betekent voor jouw organisatie.
Waarom digitale transformatie?
Succesvolle organisaties hebben vaak één ding gemeen. Zij hebben een marktgerichte benadering en laten zich leiden door de vraag van de klant. Het klinkt simpel, toch zijn er nog altijd veel bedrijven die hun eigen aanbod centraal stellen. Zij hanteren een productgerichte benadering, dat wil zeggen dat het aanbod er vaak eerder was dan de klantvraag. Dit brengt een enorm risico met zich mee, want wie zegt dat klanten op jouw aanbod zitten te wachten?
Organisaties die zich verbinden met hun doelgroep, slagen er in op het juiste moment, via het juiste kanaal in te spelen op de (informatie-)behoefte van de klant. Technologie en grip op informatie – digitale transformatie – helpt deze organisaties vervolgens om aansluiting met de klant te krijgen en tegemoet te komen aan hun verwachtingen.
Wat is de return on investment (ROI) van digitale transformatie?
De digitale transformatie draagt dus bij aan een toekomstbestendige organisatie. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken die in de loop van de jaren zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld van de Huffington Post (2016) onder 500 digitale strategen. Zij gaven aan dat digitalisering van de business niet alleen (online) groei oplevert, maar er ook voor zorgt dat medewerkers met veel meer vertrouwen naar de toekomst van de organisatie kijken. En uit recent onderzoek door Zoho (2023) waarin Nederlandse besluitvormers als belangrijkste voordelen van digitale transformatie een verbeterde klantenervaring (39%), efficiëntie (39%), automatisering (38%) en een verbeterde werknemerservaring (30%) aangeven. Stuk voor stuk factoren van enorm belang voor het concurrentievermogen en zakelijke succes van ondernemingen.
Grip op informatie de grootste uitdaging van digitalisering
Grip op informatie is de grootste uitdaging van digitalisering. Er is met name gebrek aan inzicht in de customer journey.
“Dit is te verklaren door de ontwikkelingen van de afgelopen jaren, zegt Arie Sterrenburg, directeur consultanty. De klantreis is dynamisch, er zijn steeds meer kanalen waar klanten zich kunnen oriënteren en informatie kunnen vergaren. Ook zijn het aantal kanalen om contact op te nemen gegroeid. Dat betekent dat de data versnipperd is, organisaties die dit niet op orde hebben kunnen daardoor moeilijk anticiperen op de (informatie-) behoefte van de klant.”
Andere grote uitdagingen zijn:
- door gebrek aan data is er onvoldoende onderbouwing om te digitaliseren;
- gebrek aan leiderschap en visie maken het onmogelijk agile te transformeren;
- gebrek aan resources voor de digitalisering, in feite ook een gebrek aan visie.
Goed georganiseerde informatie is steunpilaar voor succesvolle transitie
Organisaties die digitaal niet fit zijn en onvoldoende inzicht in het gedag van hun klant hebben, kunnen de digitale transformatie onmogelijk tot een succes maken. Het doel van digitale transformatie is namelijk om de bedrijfsprocessen zó te transformeren, dat zij naadloos aansluiten op de klantvraag van nu én de toekomst. Dat vraagt om grip op informatie.
Het transformeren van bedrijfsprocessen valt of staat bij inzicht in de verschillende informatiestromen. Een Document Management Systeem is heel geschikt voor het structureren van (digitale) data. En voorkomt gebrek aan inzicht door versnippering. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van alle inkomende/uitgaande correspondentie, e-mails en presentaties. Een DMS automatiseert bovendien werkstromen of procedures en zorgt voor goede informatiebeveiliging. Dit voorkomt fouten en bespaart veel tijd op bijvoorbeeld het zoeken naar informatie. En dát schept weer ruimte om te doen wat een toekomstbestendige organisatie nodig heeft: meer aandacht voor een klantgerichte benadering.
Whitepaper
Een DMS vormt een vliegende start voor een succesvolle digitale transformatie. Document Management biedt overzicht en inzicht in de verschillende informatiestromen. En dat is een randvoorwaarde voor het transformeren van bedrijfsprocessen. Zodat jouw organisatie naadloos aansluit op de behoeften van de klant. Nu én in de toekomst.
