Hoe zorg je voor een digitale werkplek waarin het werken met en verwerken van digitale informatie op een veilige, controleerbare en gestructureerde manier gebeurt? En daarmee het informatiemanagement van de onderneming en de bedrijfsvoering worden ondersteund?
Informatiemanagement anno nu
Tot een aantal jaar terug ontvingen en verstuurden organisaties postzakken vol facturen, offertes, brieven, uitnodigingen et cetera. Van digitale informatie-uitwisseling was maar mondjesmaat sprake. Anno nu is de situatie compleet omgedraaid en verlopen veel informatiestromen alleen maar digitaal. Direct gevolg van deze digitalisering is een enorme toename aan digitale data die we moeten verwerken.
Dit vergt behoorlijk wat van medewerkers, processen, procedures en systemen. En dwingt tot nadenken over aanpassingen op het gebied van informatiemanagement. Ook werpt het de vraag op hoe we werknemers in hun digitale werkplek zo faciliteren dat zij optimaal voordeel hebben van de beschikbare digitale informatie én deze op de juiste wijze verwerken.
Een computer, allerlei verschillende softwareprogramma’s, systemen en moderne communicatie-middelen. Sommigen omschrijven dit ook wel als onze digitale werkplek. Een omgeving waar tools, informatie, collega’s en externen virtueel samenkomen. Die werkplek hebben we heel erg hard nodig om de taken voor de organisatie goed uit te voeren. Een ideale digitale werkplek is niet star, maar beweegt mee met ontwikkelingen op technisch, procesmatig en organisatorisch vlak.
Digitaliseer bedrijfsprocessen, upgrade digitale werkplek
Hoe zorg je ervoor dat het werken met en verwerken van digitale informatie op een veilige, controleerbare en gestructureerde manier gebeurt? En daarmee het informatiemanagement van de onderneming en de bedrijfsvoering worden ondersteund?
Daarvoor is overzicht nodig op data en digitale informatie uit de verschillende systemen en softwarepakketten en moeten ze informatie veilig met elkaar kunnen uitwisselen. Voor zowel de bedrijfsprocessen als de individuele werknemer geldt dat werken met actuele informatie cruciaal is, elkaar versterkt en efficiënter samenwerken bevordert.
Digitalisering maakt informatie:
- toegankelijker
- eenvoudiger terug te vinden
- handiger uit te wisselen met collega’s en externen
- gemakkelijker te automatiseren
- makkelijker te analyseren
Om digitale informatie en documenten gemakkelijker te managen, is nog een stap extra te zetten namelijk de digitalisering van bedrijfsprocessen. Een van de tools die daarbij ingezet kan worden is een document management systeem (DMS). Procedures, afspraken en workflow zijn daarin goed vast te leggen. En aan te passen als de situatie daarom vraagt.
Bijkomend voordeel van het digitaliseren van bedrijfsprocessen is dat het een mooi aanknopingspunt voor procesoptimalisatie is. Zoals bijvoorbeeld efficiënter werken of kosten besparen, maar het verbeteren van de concurrentiepositie, verhoging van productiviteit of een flexibelere organisatie worden kan ook een drijfveer zijn.
Upgrade digitale werkplek
Een ander belangrijk aspect is medewerkers mee te krijgen in het nieuwe werken. Om het veranderende informatiemanagement succesvol te laten zijn, is het voor hen van belang niet alleen de voordelen van verandering te zien maar juist ook iedere dag weer te beleven. Verandermanagement betekent in deze context veel aandacht besteden aan de gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de digitale werkplek. Zoals eerder gezegd een omgeving waar tools, data, systemen, collega’s en externen samenkomen en gemakkelijk en veilig werken en samenwerken een vanzelfsprekendheid is.
Ga daarom voor een upgrade van de digitale werkplek. Zorg dat informatie centraal beschikbaar is. Dat het zoeken en vinden van informatie en documenten eenvoudig maar veilig is. Net als het samenwerken aan en het delen van data. Faciliteer dat relatie- en contactgegevens centraal worden bijgehouden. Voeg de mogelijkheid van versiebeheer op documenten toe aan de digitale werkplek. Zorg dat je niet hoeft na te denken waar en hoe digitale informatie wordt opgeslagen en gearchiveerd. Dit alles bij elkaar maakt dat iedereen 24/7 de meest actuele informatie voorhanden heeft.
Digitaal informatiemanagement
Heb je de uitdagingen van digitale data en informatiemanagement al getackeld? Hoe is het gesteld met de ordening, bewaking en afhandeling van de informatiestromen? Is juiste en tijdige archivering en vernietiging van digitale stukken geregeld? En hoe toon je dit bij controle en audits aan toezichthouders en controle-instanties aan?
Onderstaande stappen helpen bij de voorbereiding en een plan van aanpak voor digitaal informatiemanagement met DMS software.
1# Organisatie
Digitale informatie managen en verwerken is een zaak van de hele organisatie. Iedere medewerker heeft er immers baat bij om met actuele informatie te werken. Betrek daarom in een vroeg stadium van iedere afdeling een medewerker bij het project ‘Digitaal informatiemanagement’. Dit zorgt niet alleen voor een volledig beeld, maar ook voor draagvlak voor de nieuwe werkwijze en een gebruiksvriendelijk resultaat.
2# Analyse
Is het projectteam vastgesteld? Dan is het van belang samen te analyseren welke informatiestromen (inkomend, uitgaand, intern) er allemaal zijn en welke daarvan voor een digitale procesverwerking in aanmerking komen. Breng hiervoor van elke informatie- en poststroom het huidige proces in kaart. Denk daarbij ook aan de bijzondere status van vertrouwelijke stukken.
3# Wettelijke bewaartermijnen
E-mails en bijlagen hebben dezelfde juridische status als fysieke correspondentie. Sterker nog; digitale informatie moet u digitaal opslaan, bewaren en archiveren. Beschrijf voor inkomende digitale post en informatie de gewenste vindplaats: dus bij welke afdeling en onder welk dossier.
Wettelijke bewaartermijnen horen ook een plaats te krijgen in het proces digitale informatieverwerking en het past helemaal bij informatiemanagement anno nu. Een sollicitatiebrief mag HR bijvoorbeeld maximaal 4 weken bewaren. Terwijl de administratie financiële documenten minimaal 7 jaar bewaard. Daarna is vernietiging aan de orde. KvK-registratie, jaarverslagen en beleidsstukken kennen een permanente bewaartermijn. Breng per bedrijfsproces in kaart welke wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn en welk traject voor archivering gehanteerd en gedigitaliseerd kan worden.
4# Gewenst proces
De te digitaliseren informatiestromen zijn bekend. Nu is het zaak om over de inrichting van het gewenste proces na te denken. Kunnen er dingen efficiënter en effectiever? Dit is door te voeren in alle fasen. Van de voorbereiding, het inlezen, het eventueel inscannen van de sporadische fysieke post, tot de registratie en afhandeling van alle digitale stukken. Denk hierbij ook aan het gemakkelijk terug vinden, kwaliteitseisen, een controlemechanisme en goedkeuringstrajecten die vanuit administratief of financieel oogpunt belangrijk zijn. Leg het gewenste proces vast.
5# Technisch
Breng in kaart welke hardware en software er al voorhanden is. Check of deze voldoen aan de geldende wettelijke eisen en hoe het gesteld is met de onderlinge integratie en informatie-uitwisseling. Denk er ook aan dat digitale documenten van voldoende kwaliteit moeten zijn. Zorg dat uitgaande digitale correspondentie en informatie, vanwege het juridische karakter, automatisch van de juiste huisstijl kenmerken is voorzien.
Heeft jouw organisatie al een document management systeem? Check of deze jullie nieuwe eisen op het gebied van informatiemanagement aankan. Beschik je nog niet over documentbeheer software? Stel dan met het projectteam een programma van eisen (PVE) op waaraan het DMS van keuze zou moeten voldoen. Een voorbeelddocument van een PVE vind je hier.
