Document management pakt informatie overload aan. En dat is nodig, want ‘infobesitas’, ‘datasmog’ en ‘informatiestress’ komen steeds vaker voor. Hiermee wordt de stress bedoeld die we ervaren door het (moeten) verwerken van téveel informatie. Dat kan vervelende gevolgen hebben, zoals verminderde concentratie, irritatie, rusteloosheid en soms zelfs een burn-out. Hoe document management je helpt informatiestress te voorkomen, bespreken we in dit blog.
Wat is een informatie overload eigenlijk?
Voordat we toelichten welke oplossing document management biedt voor een informatie overload, scheppen we helderheid over het begrip informatie overload. Hierover bestaan namelijk veel misverstanden. Zo wordt er vaak gedacht dat informatie overload alleen te maken heeft met de hoeveelheid informatie die op ons afkomt. Het idee dat informatie overload alleen om kwantiteit gaat, wordt echter door meerdere wetenschappers onderuitgehaald.
Hoeveelheid van informatie
Zo ook door Eszter Hargittai, een vooraanstaand wetenschapper op het snijvlak van sociologie en digitalisering. In dit onderzoek van W.R. Neuman concludeert zij dat de kwaliteit van informatie en de manier waarop informatie gestructureerd is, boven de hoeveelheid informatie gaat. Het begrip ‘informatie overload’ kan dus worden beschreven als: de situatie waarin de hoeveelheid informatie de verwerkingscapaciteit van deze informatie overschrijdt.
Verwerking van informatie
Naast de hoeveelheid informatie heeft dus ook de informatieverwerkingscapaciteit zijn effect op een informatie overload. Hoewel mensen aanvankelijk gestrest raken van uitdagende en complexe informatietaken, blijkt uit onderzoek wel dat zij hier op lange termijn aan gewend raken. De verwerkingscapaciteit past zich dus geleidelijk aan, aan de langdurige cognitieve inspanning, zo stelt Richard Farace in zijn boek Communicating & Organizing (1977).
Hoe los je informatie overload op?
Op basis van bovenstaande zouden we kunnen concluderen dat die informatie overload wel meevalt. Onze verwerkingscapaciteit past zich aan, dus het probleem zal vanzelf oplossen. Maar dat blijkt dus niet zo te zijn: al jaren leven we een samenleving waarin informatie als een vloedgolf over ons heen komt, maar nog steeds zijn er velen die de, in de eerste alinea genoemde, symptomen ervaren als gevolg van een informatie overload.
Er moet dus iets veranderen, want het probleem lost niet vanzelf op. De oplossing ligt, net als het probleem, in twee delen:
1. Het aanpakken van de hoeveelheid informatie die mensen te verwerken krijgen;
2. Het vergroten van de (individuele) informatieverwerkingscapaciteit.
1. Terugdringen van de hoeveelheid informatie
Om de hoeveelheid informatie terug te dringen zal er door de medewerkers bewust om gegaan moeten worden met zowel het ontvangen als zenden van informatie. Een simpele manier om dit te doen is door de communicatie (overdracht van informatie) te beproeven volgens het HAK-principe:
- Helder: vraagt/zoek je precies naar datgene wat je nu nodig hebt?
- Actueel: heb je deze informatie nodig voor hetgeen waar je je nu mee bezig bent?
- Kort: is deze extra informatie echt een toevoeging aan het resultaat?
Zorg dat dit HAK-principe echt begint te leven in je organisatie en moedig medewerkers aan elkaar hierop aan te spreken. Misschien hoor je binnenkort op de werkvloer dan wel zinnen als: “Goede memo Pieter, maar zou je ‘m de volgende keer kunnen HAK’en?”
2. Vergroten van verwerkingscapaciteit
Het organisch vergroten van de informatieverwerkingscapaciteit is, zoals eerder gesteld, een langdurig proces. Een proces dat de risico’s van een informatie overload dus niet uitsluit. Gelukkig is er technologie die ons helpt om onze ‘tekortkomingen’ als mens te compenseren of aan te vullen. Daarover meer in de volgende alinea.
Meer capaciteit dankzij document management
Een document management systeem kan je helpen om de benodigde cognitieve inspanning terug te brengen. Zorg dat binnenkomende informatie wordt gefilterd en automatisch integreert met de plekken waar dit relevant is. De 3C’s moeten met elkaar afgestemd zijn:
- Content: de daadwerkelijke informatie;
- Contacten: de personen voor wie de informatie relevant is;
- Context: op welke plaats is de informatie relevant.
Is de automatisering van informatie ingericht volgens deze 3C’s, dan betekent dit dat de juiste informatie (content), op het juiste moment en in het juiste bedrijfsproces (context), bij de juiste persoon terechtkomt (contact). Document management maakt dit mogelijk.
De rol van een dms bij informatie overload
In dit blog hebben we uitgebreid gekeken naar wat een informatie overload daadwerkelijk is en welke risico’s hieraan verbonden zijn. Je leest ook hoe je deze risico’s inperkt en hoe je met behulp van document management medewerkers behoedt voor informatiestress. Het DMS heeft hierin een cruciale plaats, omdat dit erbij helpt om de juiste informatie, op het juiste moment en in de juiste context bij de juiste persoon te krijgen – volledig in lijn met uw bestaande bedrijfsprocessen.
Wil je meer weten over hoe een Document Management Systeem je bedrijfsprocessen kan ondersteunen?
Lees dan ons whitepaper DMS: Steunpilaar in bedrijfsprocessen.
