De uitwisseling van documenten en informatie verloopt vaak via e-mail. Het is prettig om een offerte, rapport, brief of presentatie even snel met een collega, zakenpartner, leverancier of klant te delen. E-mail is efficiënt, snel, doorbreekt geografische grenzen, bespaart kosten en is een marketing middel – mits je officieel toestemming hebt verkregen – om nieuwe en bestaande klanten te informeren.
Wat echter vaak vergeten wordt, is dat effectief documentbeheer van zakelijke documenten waaronder e-mails (inclusief bijlagen) om meerdere redenen verstandig is. Bijvoorbeeld om informatierisico’s te beperken. Informatie is immers een kostbaar bedrijfsmiddel. Maar documentbeheer en juiste archivering is door wet- en regelgeving ook vaak een vereiste. Dit maakt e-mailmanagement en e-mail archivering geen vrijblijvende aangelegenheid, maar een noodzakelijkheid.
Wettelijke bewaartermijnen zakelijke documenten
Er gelden officiële bewaartermijnen voor zakelijke documenten. Zo moet je van de overheid en andere wetgevende instanties digitale correspondentie digitaal bewaren. Een voorbeeld is de administratie zoals facturen, afspraken en agenda’s. Dat moet je zeven jaar bewaren en dit geldt ook voor e-mails en bijlagen.
Het vastleggen van die digitale informatiestroom bewijst zijn nut zeker ook op het moment dat je te maken krijgt met een juridisch conflict. Iedere e-mail, hoe onbenullig misschien ook voor een leek, kan dan het verschil maken om een rechtszaak te winnen. Bijvoorbeeld omdat je kunt bewijzen welke afspraken – ook intern – er over en met een bepaalde relatie gemaakt zijn. Niet alleen de inhoud van de bewijslast is daarbij van belang, je moet een rechtbank ook overtuigen van de volledigheid en de echtheid.
4 manieren van beheer
In verband met wettelijke verplichtingen, het snel zoeken en vinden van informatie, mogelijke rechtszaken en werkzaamheden tijdens een audit, is e-mailmanagement en informatiebeheer in het algemeen dus een must. In de praktijk gebeurt dit op een aantal manieren:
- zelfmanagement in persoonlijke mailbox
- opslag in de cloud
- een SharePointportaal
- document management systeem
Zelfmanagement in een persoonlijke mailbox
Zelfmanagement in een persoonlijke mailbox komt veel voor, maar is om meerdere redenen niet aan te raden. Grootste bezwaar is dat bedrijfskritische informatie niet breed toegankelijk is. Niet op het moment zelf en ook niet in de toekomst. Afgezien van het feit dat een mailbox geen archiveringssysteem is, loopt een bedrijf ook het risico dat kritieke informatie niet, incorrect, onvolledig of juist te lang wordt bewaard. Met alle gevolgen van dien.
Opslag in de cloud
Sommige anderen kiezen ervoor om alle e-mailverkeer op te slaan in de cloud. Daarmee is het misschien wel bewaard, maar de vraag is of het ook betrouwbaar gearchiveerd wordt. Ook het beheer over deze ongecontroleerde datastroom is moeilijk, net als het gemakkelijk terug kunnen vinden van informatie.
SharePointportaal
Andere ondernemers richten een SharePointportaal als archief in. Deze vorm vraagt niet alleen om individuele discipline maar ook om kennis en inzicht over welke e-mails belangrijk zijn, bewaard en goed gearchiveerd moeten worden. Daarvoor moet een organisatie een goed bewaarbeleid vaststellen en wijzigingen hierin duidelijk communiceren met haar medewerkers.
Document Management Systeem
De vierde wijze van e-mailmanagement is dit onder te brengen in een document management systeem (DMS). Wat is een DMS? DMS software dekt opslag, beveiliging, zoeken, delen, versturen en archivering van zakelijke e-mails en bijlagen afdoende af. Document management software zorgt er niet alleen voor dat alle mailberichten automatisch, zonder dat een werknemer hoeft na te denken over het hoe en waar, onderdeel worden van de beveiligde centrale opslag. Tijdens het registreren is ook de wettelijke bewaartermijn in te stellen.
