Hoe werkt het en wat zijn de voordelen?
Een oude versie, het doorsturen van de verkeerde informatie of het verliezen van informatie bij het samenvoegen van meerdere documenten…: het is ons allemaal wel eens overkomen. Als je in meerdere systemen werkt en je bestanden op meerdere locaties op kunt slaan, vergroot je bijna automatisch ook het risico op verschillende versies. Met versiebeheer kun je dit voorkomen. Wat is versiebeheer en hoe werkt het?
Wat is versiebeheer?
Versiebeheer is het bijhouden van de verschillende fases van een document: van aanmaak en aanvulling tot aan de definitieve versie. Ook registreer je er de wijzigingen in een document mee.
Je kunt versiebeheer op elk soort document toepassen zoals bijvoorbeeld een offerte, contract of een rapport. Je gebruikt versiebeheer bij het opstellen van documenten. En je zet versiebeheer in bij het up to date houden van zogeheten referentiedocumenten. Dit zijn documenten die binnen je organisatie vaak worden geraadpleegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan handboeken, brochures, draaiboeken van procedures et cetera.
Doordat je vastlegt wat er met een document gebeurt, kun je op een later moment een specifieke versie opvragen en inzien. Bijvoorbeeld de meest recente versie of juist een ouder exemplaar. Versiebeheer is een belangrijk onderdeel van documentbeheer en daarom een onmisbare functionaliteit in een document management systeem (DMS).
Hoe werkt versiebeheer?
Bij versiebeheer stel je documenten op één centrale plek digitaal beschikbaar. Zo kun je met teamleden tegelijkertijd -of onafhankelijk van elkaar- wijzigingen in een document aanbrengen. Hiermee voorkom je dat er allerlei ‘eigen’ versies in diverse mappen binnen je organisatie rondgaan. En loopt niemand het risico om zijn of haar aanvullingen en wijzigingen in een document kwijt te raken. Of dat je die van een ander per ongeluk overschrijft. Versiebeheer registreert automatisch – met datum en tijdstip – wat er in een document is gewijzigd. Ook kun je fases aan een document ‘hangen’ zoals bijvoorbeeld voorlopig, 2e versie en definitief.
Waarom is versiebeheer belangrijk?
Met goed versiebeheer zorg je ervoor dat voor iedereen duidelijk is welk document – en daarmee welke informatie – het meest recent en actueel is. Zodat je daar als organisatie de beslissingen op kunt baseren. Je beschikt over deze voordelen:
- samen tegelijkertijd aan één document werken.
- tijdwinst: de juiste informatie is sneller te vinden.
- altijd de meest recente versie beschikbaar.
- werken in oude of verkeerde versies is verleden tijd.
- informatie is – ook achteraf – juist op te vatten.
- zie je precies wie welke wijzigingen wanneer heeft gedaan.
- is er minder opslagruimte nodig omdat een document maar op één plek staat.
- is de juiste informatie gemakkelijker te delen.
Onnodige risico’s door chaotisch versiebeheer
Bedrijven waar versiebeheer niet goed is georganiseerd ervaren meer misverstanden en zijn gevoeliger voor fouten. Denk je bijvoorbeeld eens in wat er kan gebeuren als één van je medewerkers met de verkeerde informatie bij klanten of leveranciers komt? Of dat je je baseert op onvolledige feiten bij het maken van belangrijke beslissingen voor je organisatie? Om nog maar te zwijgen over het risico dat gevoelige documenten met de verkeerde mensen (binnen of buiten de organisatie) gedeeld worden. Naast deze risico’s zijn medewerkers ook onnodig veel tijd en geld kwijt aan het zoeken naar de juiste informatie.
Handboek DMS
Effectief documentbeheer en versiebeheer is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Dat begint met een goede strategie, die leidend is voor hoe de organisatie omgaat met informatie.
In dit handboek:
- Waarom bedrijven investeren in een DMS strategie
- Welke doelen bereik je met effectief documentbeheer?
- Hoe staat het documentbeheer in jouw bedrijf ervoor?
- Hoe ontwikkel je een toekomstbestendige DMS strategie?
Hoe organiseer je versie- en documentbeheer in jouw organisatie?
De hoeveelheid informatie in en tussen bedrijven neemt alleen maar toe. Hierdoor groeit niet alleen de behoefte naar goed versiebeheer, maar ook de behoefte om documenten en informatie snel te zoeken en vinden. En goed te beveiligen, eenvoudig en veilig te delen en op tijd te archiveren. Versiebeheer kun je daarom zien als onderdeel van het document- en informatiebeheer in je organisatie. Maar hoe organiseer je dat?
Realiseer je allereerst dat goed informatie- en documentbeheer een gezamenlijke verantwoordelijkheid is. Daarin wil je eenduidigheid en transparantie. Om je collega’s hierbij te ondersteunen, kun je delen automatiseren. Voordat je je serieus gaat oriënteren op een oplossing, is het belangrijk dat je weet wat je nodig hebt. Welke functionaliteit wens je?
Stel jezelf (en je teamleden) daarom voor het onderdeel versiebeheer eerst eens de volgende vragen:
- Wil je op meerdere apparaten kunnen werken aan jouw documenten?
- Wil je met meerdere mensen tegelijkertijd aan één document werken?
- Wil je dat je documenten automatisch zijn uitgerust met je huisstijl?
- Moeten de verschillende versies centraal worden opgeslagen?
- Welke kenmerken moeten er worden geregistreerd?
- Op welke soorten documenten moet versiebeheer worden toegepast?
Er zijn verschillende oplossingen verkrijgbaar. Een document management systeem (DMS) is daar een goed voorbeeld van. Het biedt jouw team en organisatie ondersteuning op alle vlakken van document- en informatiebeheer én dus ook met versiebeheer.
Versiebeheer onmisbaar voor document management
Een document management systeem geeft grip op informatie door:
- altijd de laatste versie te tonen;
- beter te zoeken en sneller te vinden;
- duplicated data te voorkomen dankzij één centrale bron.
Of te wel: een DMS heeft als kerntaak om informatie beschikbaar te maken, op het juiste moment voor de juiste persoon. Dat kan niet zonder versiebeheer, en daarom is versiebeheer een onmisbaar onderdeel van een document management systeem (DMS).
Versiebeheer een standaardfunctionaliteit binnen DigiOffice
Binnen DigiOffice, een compleet uitgerust DMS, is versiebeheer standaardfunctionaliteit. Naast alles wat je mag verwachten van versiebeheer is o.a. ook revisiebeheer, toegangscontrole en het toevoegen van opmerkingen aan documenten mogelijk.
Heb je de vraag over huisstijl hierboven met ‘ja’ beantwoord? Huisstijlbeheer binnen DigiOffice voorziet je documenten automatisch van je juiste bedrijfsnaam, logo en adres. Rebranding of verhuizing? Je documenten passen zich vanzelf aan na een wijziging.
Wil jij versiebeheer – en daarmee documentbeheer – beter organiseren voor je organisatie? Wil je meer weten over hoe je juiste en actuele informatie eenvoudiger en sneller beschikbaar krijgt voor je collega’s? Lees dan de whitepaper DMS: steunpilaar in bedrijfsprocessen’ eens.
