Highlights DigiOffice 2023.2
Achteraf koppelen documenten nog eenvoudiger
Vanaf deze release koppel je achteraf in een paar handelingen bestaande, al geregistreerde documenten. In DigiOffice 2023.2 vind je de ‘Koppel/Ontkoppelknoppen’ ook bij Dossiers, Projecten, Vrije entiteiten, Bouwblokken, Woningtypen en Bouwnummers. Bij ‘Acties’ is bovendien de hele set aan DMS navigatie-items zoals ‘Alle documenten/registraties’, ‘Documenten’, ‘E-mail’ et cetera beschikbaar gekomen.
Huisstijldocumenten maken zonder registratie
Je kunt vanaf release DigiOffice 2023.2 huisstijldocumenten maken vanuit Microsoft Word of PowerPoint zónder dat je deze hoeft te registreren in DigiOffice. Wil je een document achteraf alsnog registreren of wijzigen? Ook dat kan.
Dia-beheer in DigiOffice voor PowerPoint
DigiOffice voor PowerPoint is in deze release verrijkt met nieuwe functionaliteit, namelijk Dia-beheer. Hiermee kun je centraal dia’s aanbieden aan medewerkers zodat zij die kunnen gebruiken bij het maken van een presentatie. Medewerkers kunnen ook zelf dia’s opslaan in Dia-beheer, om deze op een later moment te hergebruiken.
Nieuw veld ‘Contracttype’ bij inkoop- en raamcontracten
Je kunt vanaf DigiOffice versie 2023.2 bij zowel een inkoop- als een raamcontract het contracttype vastleggen. De verschillende contracttypen pas je in het beheer van DigiOffice aan. Via het contracttype wordt zo bepaald welke velden zichtbaar moeten zijn in de interface óf welke DocumentGenerator-documenten je kunt maken. Ook bepaal je via het veld ‘Contracttype’ welke inkoop- of raamcontracten wel of juist niet naar een extern systeem moeten repliceren.
Werkstromen op raamcontracten
Vanaf deze release is het mogelijk om werkstromen te starten op raamcontracten.
DigiOffice Algemeen
Nieuwe functionaliteiten
Voortaan wordt de interfacetaal van DigiOffice automatisch meegegeven aan de browser. Dit zorgt ervoor dat je van de browser niet onnodig de suggestie krijgt om de website te vertalen.
DigiOffice API
De standaard API is in DigiOffice 2023.2 uitgebreid met een optie om de metadata van het document op te halen. Om bijvoorbeeld een kopie van het originele document in een andere applicatie te kunnen aanbieden/gebruiken.
Wijzigingen
De wijze waarop je in een quick lookup veld ziet dat een ingevulde waarde niet herkend wordt, is in deze release verbeterd.
Inlogprocedure vereenvoudigd
De inlogprocedure bij gebruik van Azure Active Directory authenticatie is in DigiOffice 2023.2 vereenvoudigd als pop-ups worden geblokkeerd. Je krijgt nu een knop te zien waarmee je alsnog kunt inloggen via een pop-up.
DigiOffice CRM relatiebeheer
Nieuwe functionaliteiten
Bij de basisgegevens van Relaties, Contactpersonen en Personen is in DigiOffice 2023.2 het tabblad ‘Toelichting’ toegevoegd. Op dit tabblad kun je, net als bij de basisgegevens van een project, een toelichting in vrije tekst met opmaak plaatsen. De applicatiebeheerder van jouw organisatie moet je hiervoor wel eerst extra permissies toekennen.
DigiOffice DMS documentbeheer
Nieuwe functionaliteiten
Vanaf deze release is het eenvoudiger om bestaande, al geregistreerde documenten achteraf te koppelen. In DigiOffice 2023.2 vind je de ‘Koppel/Ontkoppelknoppen’ ook bij Dossiers, Projecten, Vrije entiteiten, Bouwblokken, Woningtypen en Bouwnummers. Bij ‘Acties’ is bovendien de hele set aan DMS navigatie-items zoals ‘Alle documenten/registraties’, ‘Documenten’, ‘E-mail’ et cetera beschikbaar gekomen.
Documenten terughalen archief/prullenbak
Je kunt vanaf deze release uit het archief of de prullenbak geselecteerde documenten in een resultatentabel in één keer terughalen.
Wijzigingen
In DigiOffice 2023.2 is het menu ‘Extra’ van documenten aangepast. In de loop van de tijd was deze zoveel items – met soms ook nog klantspecifieke items – gaan bevatten dat de lijst soms te lang was en niet meer op het scherm paste. Om deze reden zijn nu enkele niet belangrijke items weggehaald. Ook is de mogelijkheid toegevoegd om klantspecifieke items in submenu’s te plaatsen. Zo is het menu overzichtelijker in te delen.
Aanpassing bestandsnaam digitaal getekend document
Bij het onderdeel Digitaal ondertekenen is een aanpassing doorgevoerd in de bestandsnaambepaling van een digitaal getekend document. De bestandsnaam kan hierdoor vanaf deze release geen dubbele referentienummers en extensies meer bevatten.
Mijn / Nog te registreren document-pagina
In DigiOffice 2023.2 start bij het slepen van bestanden naar de ‘Mijn/Nog te registreren documenten’-pagina de registratieprofiel wizard niet meer automatisch op. Deze aanpassing is gedaan, omdat deze pagina juist een verzamelplek voor de bestanden is en je deze niet direct wilt registreren.
Thumbnails afbeeldingen SharePoint Online
Het ophalen en laden van thumbnails van in SharePoint Online opgeslagen afbeeldingen is aangepast zodat deze sneller in beeld komen. Omdat deze functionaliteit nog in bèta-fase verkeert, moet dit met een instelling worden geactiveerd door de applicatiebeheerder.
Inkoop
Nieuwe functionaliteiten
Vanaf deze release kun je documenten verwijderen die aan een bonnenstaat zijn gekoppeld. Dit is handig als bijvoorbeeld het document verkeerd is aangemaakt of wanneer de bon is vervallen.
Nieuw veld ‘Contracttype’ bij inkoop- en raamcontracten
Je kunt vanaf DigiOffice versie 2023.2 bij zowel een inkoop- als een raamcontract het contracttype vastleggen. De verschillende contracttypen pas je in het beheer van DigiOffice aan. Via het contracttype wordt zo bepaald welke velden zichtbaar moeten zijn in de interface óf welke DocumentGenerator-documenten je kunt maken. Ook bepaal je via het veld ‘Contracttype’ welke inkoop- of raamcontracten wel of juist niet naar een extern systeem moeten repliceren.
Inactief zetten inkoopcontracten/offerteaanvragen
Inkoopcontracten en offerteaanvragen kun je nu op inactief zetten. Hierdoor zie je standaard in de weergaven alleen nog de actieve Inkoopcontracten en offerteaanvragen. Ook is een filter toegevoegd zodat je op ‘alle’, ‘actieve’ of ‘inactieve’ records kunt filteren.
Werkstromen op raamcontracten
Vanaf deze release is het mogelijk om werkstromen te starten op raamcontracten.
Wijzigingen
Vanaf deze release is het gemakkelijker om herinneringen te versturen bij een combinatie van contracten die normaal (pen op papier) en contracten die digitaal ondertekend moeten worden.
Verbetering resultatentabel
De resultatentabel van ‘Inkoopcontract > Documenten’ is in deze versie verbeterd. Onder andere de kolommen Relaties, Persoon, Project zijn klikbaar en linken naar de desbetreffende detailpagina’s.
DigiOffice voor Office add-ins
DigiOffice voor Office
Nieuwe functionaliteit
In deze release is de weergave van suggesties in de quick look-up velden completer geworden. Als er nu geen resultaten zijn, wordt dat aangegeven door ‘(0)’. Zijn er wel resultaten, dan wordt het aantal weergegeven.
Wijzigingen
Het zoekveld op de DigiOffice tab wordt leeggemaakt nadat een zoekopdracht is uitgevoerd. Dit is logischer, omdat je een document dan misschien al direct hebt geopend of – als de zoekopdracht geen uniek document heeft opgeleverd – je de resultaten in DigiOffice ziet in de resultatentabel.
Zoekvensters overzichtelijker
Zoekvensters die je vanuit de registratieprofiel wizard opent zijn overzichtelijker en rustiger vormgegeven.
DigiOffice voor Outlook
Nieuwe functionaliteiten
In sommige gevallen werd de ‘oude’ wizard nog gebruikt in combinatie met DigiOffice voor Outlook. Dit is in deze versie aangepast. In alle gevallen wordt de nieuwe wizard gebruikt.
Outlook handtekening behouden
Een beheerder kan instellen of de Outlook handtekening behouden moeten blijven bij een e-mail. Deze instelling geldt dan zowel voor het aanmaken van een nieuwe e-mail als bij beantwoorden of doorsturen van een e-mail.
Wijzigingen
Vanaf deze release wordt een nieuwe e-mail die je annuleert direct verwijderd en niet meer in de map Concepten geplaatst. Dit bleek in de praktijk niet wenselijk.
DigiOffice voor Word
Nieuwe functionaliteiten
Je kunt vanaf release DigiOffice 2023.2 huisstijldocumenten maken vanuit Microsoft Word zónder dat je deze hoeft te registreren in DigiOffice. Wil je een document achteraf alsnog registreren of wijzigen? Ook dat kan.
Tussentijds stoppen Tekstwizard
Je kunt de Tekstwizard nu tussentijds stoppen en later weer verder gaan. Hiervoor voegt een beheerder tijdens de inrichting van de wizard een nieuwe veldsoort toe, namelijk ‘Onderbreking’.
Wijzigingen
Bij het kiezen van de optie ‘Document e-mailen’ wordt nu gekeken naar de gebruikersinstelling ‘Nieuw, beantwoorden of doorsturen’ in de DigiOffice voor Outlook instellingen. Hierdoor start de wizard niet meer standaard op.
DigiOffice voor PowerPoint
Nieuwe functionaliteiten
Je kunt vanaf deze versie huisstijldocumenten maken vanuit Microsoft PowerPoint zónder dat je deze hoeft te registreren in DigiOffice. Wil je een presentatie achteraf alsnog registreren of wijzigen? Ook dat kan.
Dia-beheer
DigiOffice voor PowerPoint is in deze release verrijkt met nieuwe functionaliteit, namelijk Dia-beheer. Hiermee kun je centraal dia’s aanbieden aan medewerkers zodat zij die kunnen gebruiken bij het maken van een presentatie. Medewerkers kunnen ook zelf dia’s opslaan in Dia-beheer, om deze op een later moment te hergebruiken.
Beheer
Nieuwe functionaliteiten
Je kunt vanaf deze versie een pop-up venster in een systeemfunctie laten tonen zodat een medewerker na een druk op de knop nog aanvullende gegevens in kan voeren
Overkoepelend Logboek navigatie-item
Er is nu een overkoepelend Logboek navigatie-item beschikbaar, zodat deze informatie overzichtelijk bij elkaar staat. Het logboek is te vinden onder Beheer > Algemeen > Informatie.
Ontwerpscherm registratieprofiel
De registratieprofielwizard van DigiOffice voor Office is nu ook beschikbaar in het ontwerpscherm van het registratieprofiel. Zo kun je bij het ontwerpen van het registratieprofiel kijken hoe deze er uit gaat zien in de nieuwe wizard.
Machtigingen SharePoint
Vanaf deze release zet DigiOffice de machtigingen bij een document, map en bibliotheek in SharePoint automatisch goed. Dit gebeurt voor de snelheid op ‘Groep.AADObjectID’-niveau. Bovendien is dat ook preciezer dan op naam. Bestaande Azure AD groepen waren nog niet voorzien van een AADObjectID. Dit wordt voortaan alsnog automatisch gedaan.
Mapnaam Interne vestiging
Bij de opslagprofielen kun je ‘Interne vestiging’ nu als mapnaam gebruiken. Hiermee is opslag van documenten op Interne vestiging beschikbaar gekomen.
Outlook handtekening behouden
Een beheerder kan instellen of de Outlook handtekening behouden moeten blijven bij een e-mail. Deze instelling geldt dan zowel voor het aanmaken van een nieuwe e-mail als bij beantwoorden of doorsturen van een e-mail.
Technische mededelingen
Einde ondersteuning SharePoint OnPrem
Met deze versie komt er een einde aan de ondersteuning van SharePoint OnPrem. Opslag van documenten moet vanaf nu gebeuren in SharePoint Online, het filesysteem of de Blobs-database van DigiOffice.
Meer informatie
Wil je meer informatie over een bepaald onderwerp uit deze release? Of wil je een update inplannen? De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
