Noviteiten release 2019.1

Highlights

Dashboard en tegels

De werkruimte ‘Algemeen’ heeft een nieuw navigatie item: Dashboard. Klik hiervoor links bovenin op het DigiOffice logo. De nieuwe Dashboard-pagina opent dan. Hierop kun je bijvoorbeeld hyperlink-tegels plaatsen naar entiteiten/records waar je vaak komt. Zoals specifieke relaties, projecten, personen of andere (vrije) entiteiten. Bij alle entiteiten beschik je in het menu ‘Extra’ over de optie ‘Voeg toe als tegel op het dashboard’. Na toevoeging verandert de optie in: ‘Verwijder de tegel van het dashboard’. Vanaf het dashboard kun je tegels verwijderen en aanpassen in stijl en grootte. Klik hiervoor met de rechter muisknop op de betreffende tegel.

AVG en acceptatie gebruikersvoorwaarden

In verband met de AVG is er nu de mogelijkheid om de akkoordverklaring voor eindgebruikers op bedrijfsniveau te activeren/deactiveren. Deze optie is belangrijk voor organisaties die toestemming voor het vastleggen van gebruikersgegevens al op een andere wijze hebben geïmplementeerd. De medewerker is verplicht het toestemmingsformulier accepteren voordat DigiOffice kan worden gebruikt. Toestemming wordt eenmalig gevraagd en per werknemer onthouden. De applicatiebeheerder stelt centraal in of dit formulier wel of niet getoond wordt.

QR codes en documenten

Je kunt nu voor documenten in DigiOffice een QR-code genereren die verwijst naar de nieuwste versie van een document. Een QR code vraag je op vanuit het menu ‘Extra’ van een document en kun je als afbeelding opslaan. Voordat je het document deelt, plaats je de QR-code afbeelding op het document. Iemand die een geprinte versie van het document voor zich heeft, kan deze QR-code scannen met een algemene QR-scan app op zijn of haar telefoon. De QR-code bevat een internet URL naar een openbare webpagina van jouw organisatie. Daar kan diegene zelf checken of het document de juiste, laatste versie is.

DigiOffice Algemeen

Werkstromen

Het werkstroom actie-menu heeft nu de knop ‘Ad-hoc toekenning wijzigen’. Hiermee pas je toekenning van een werkstroom hier direct aan. Zonder eerst te moeten navigeren naar het navigatie item ‘Werkstromen’. Bij het urgent maken van een bestaande werkstroom, krijgen vanaf deze release alleen diegenen die een ‘opvolgende taak’ hebben nog een notificatie e-mail. Degene die de werkstroom urgent maakt en personen van ‘voorgaande taken’ ontvangen deze e-mail niet.

Werkinstructies

Het menu voor werkinstructies is vanaf deze release direct zichtbaar en staat niet meer onder het ‘Help ? menu’. Zo zijn deze werkinstructies duidelijker en laagdrempeliger inzichtelijk.

Zoekopdracht

Normaliter zoek je in een quick-lookup veld via de ‘bevat’ methode. Als je via ‘begint met’ wilt zoeken dan kan dit vanaf deze release. Hiervoor typ je eerst een ‘^’ voor het zoekcriterium.

DigiOffice CRM relatiebeheer

Exporteren acties

Het exporteren van een actie vanuit het CRM naar MailOffice (e-mail) kan nu ook in de webbrowsers Chrome, Edge en Firefox.

Veld ‘zoeknaam’

Het veld ‘Zoeknaam’ is niet langer een verplicht veld. Het veld vind je bij de entiteiten relatie, persoon en gebruiker. Omdat je nu standaard in DigiOffice binnen ‘veel gebruikte velden’ kunt zoeken op een relatie of persoon, is verplichting niet meer nodig. Indien gewenst, kan het veld via inrichting wel weer verplicht worden.

DigiOffice DMS documentbeheer

Uploaden bij bestaande registratie

Je kunt nu bij bestaande documentregistraties één of meerdere documenten uploaden. Hierbij geef je direct aan of het document als hoofd- of als subdocument mag worden geüpload.

Voorbeeldweergave

Vanaf deze release kun je bij de gebruikersinstellingen aangeven welke PDF-viewer je voor de voorbeeldweergave wilt gebruiken. Je kunt kiezen uit de nieuwe DigiOffice previewer (default) of de standaard PDF-viewer van de betreffende webbrowser. Deze optie vind je onder Gebruikersinstellingen -> DMS -> Documenten -> Tabblad Algemeen -> Vinkje ‘Standaard PDF-viewer van DigiOffice gebruiken voor voorbeeldweergave’

Via diezelfde gebruikersinstellingen geef je nu het standaard zoomniveau van de voorbeeldweergave van documenten aan. Deze instelling geldt dan voor elk document, maar is vervolgens wel aan te passen in de voorbeeldweergave. Je kunt kiezen uit automatisch zoomen, hele pagina, werkelijke grootte en paginabreedte. Bovendien kun je kiezen uit de volgende percentages: 50, 75, 100 en 200. Deze optie werkt alleen met de nieuwe DigiOffice previewer.

Geheimhoudingsniveau

Het is nu mogelijk per geheimhoudingsniveau – openbaar, vertrouwelijk etcetera – op te geven of deze tekst getoond moet worden in het huisstijldocument. Via een vinkje op het registratieprofiel kun je het vermelden aan- of uitzetten. De term ‘geheimhoudingsniveau’ is overigens aangepast naar ‘classificatie’.

Extranet

Ook voor extranet-gebruikers van DigiOffice is het in verband met de AVG nu mogelijk om de gebruikersvoorwaarden en disclaimer te activeren/deactiveren en te laten accepteren.

Inkoopcontracten / raamcontracten

Bij het versturen van een offerteaanvraag kun je nu een deel van een aan een project specifiek product gekoppeld document meesturen. Hiervoor geef je het paginabereik op bij de koppeling tussen het product en het document.

Vanaf deze release kun je bij een inkoopcontract de prijsopbouw overzetten naar termijnregels. Bij de termijnen is hiervoor in het ‘importeren’-menu de optie ‘prijsopbouw’ beschikbaar.

Ook is een aantal kolommen toegevoegd aan de resultatentabel van raamcontracten: Contactpersoon, Beoordeling en een achttal datumvelden voor onder meer herinnering en opdracht. Bovendien kun je vanaf deze release projecten koppelen aan een raamcontract. Dit gebeurt via het instellen van de juiste machtigingen.

Tenslotte is de module Digitaal Ondertekenen vanaf nu te gebruiken in combinatie met inkoopcontracten/raamcontracten.

Uitvoering

Bij het aanmaken van een nieuwe bonnenstaat zijn ‘kostencode’ en ‘onderdeel’ geen verplichte velden meer. Ook is er aan ‘bonnenstaat’ een mutatielog toegevoegd. Zo krijg je inzichtelijk wie welke acties op een bonnenstaat heeft uitgevoerd. Bij het bijeenvoegen van twee relaties worden nu ook de eventueel aanwezige dagboekgegevens samengevoegd.

Woningbouw

Er zijn diverse ontbrekende kolommen, die als velden op de detailpagina Bouwnummer staan, toegevoegd aan de resultatentabel bij Project > Bouwnummers. Ook kun je nu vanuit een vrije entiteit de Projectfase, Project, Bouwblok en Bouwnummer aanmaken als deze een associatie hebben met deze vrije entiteit. Bouwblok en woningtype kun je nu ook gebruiken in een associatie.

Beoordelingssysteem

De overzichten van het Beoordelingssysteem vermeldt nu de totaalgemiddelden.

Huisstijlbeheer

WhiteOffice

De term ‘Geheimhoudingsniveau’ is aangepast naar ‘Classificatie’. Ook zijn tekstblokken voor de standaard WhiteOffice sjablonen omgezet van .docx naar .xml . Aan het sjabloon Factuur zijn ‘uw e-mail’ en ‘extern opdrachtnummer’ als optionele velden toegevoegd. Bovendien ondersteunt WhiteOffice nu ook het BookmarkDocumentVeldType HTML. Je kunt door WhiteOffice ook een parafenlijst op een document laten plaatsen.

Tenslotte is het nu mogelijk om dossiers te laten vermelden op het document. Hiervoor kunnen meerdere weergaven aangemaakt worden. Voor bijvoorbeeld alleen nummer of nummer + naam.

DigiOffice Beheer

Logging

In de logging van DigiOffice en in de connectie met de database worden de servicenaam + versienummer (incl. buildnummer) gebruikt en getoond, zodat de logging de complete servicenaam bevat. Hiermee is in de logging zichtbaar welke agent de logging genereert. Bijvoorbeeld de Werkstromen agent, de API Services of DigiOffice.

Entiteiten en vrije velden

Ook bij vrije entiteiten kun je nu de juiste icoontjes op de tabbladen van de webbrowser laten verschijnen. Er is een keuze uit een vaste lijst met iconen.

In de verwijderlog van een entiteit wordt nu naast de tabelnaam ook de entiteitnaam opgeslagen. Zo is ook in het geval van vrije entiteiten inzichtelijk welke records zijn verwijderd. Eerder was dit onderscheid niet zichtbaar.

Het is nu mogelijk om vrije velden toe te passen bij de entiteit Projectfase. Hiervoor is de optionele tab ‘vrije velden’ toegevoegd.

Gebruikers

Als gebruikers zelf notificatieschema’s hebben ingesteld bij hun gebruikersinstellingen, zijn deze nu ook inzichtelijk voor de DigiOffice applicatiebeheerder. Je vindt dit terug in de werkruimte Beheer van DigiOffice.

Ook kun je layout-rollen nu aan een groep gebruikers toekennen. Deze actie is beschikbaar in het selectiescherm van gebruikers onder ‘Bewerkingen selectie’

Opslagprofielen

Bij het toekennen van machtigingen wordt o.b.v. een ‘hash’ voortaan eerst gecontroleerd of een machtigingencombinatie al bestaat. Dit betekent een aanzienlijke performanceverbetering.

Het veld ‘Dossiersoort’ is toegevoegd aan het rechter-muisklik-menu bij het beheren van een opslagprofiel. Hierdoor is opslag van een document in een dossierstructuur met gebruik van dossiersoort mogelijk.

Het veld ‘Bevroren’ is toegevoegd aan het rechter-muisklik-menu bij het beheren van een opslagprofiel. Hierdoor kun je in de beveiligingsregels een onderscheid maken tussen ‘bevroren’ en ‘niet bevroren’ documenten.

DigiOffice Manager

In de schermen ‘Netwerkgebruikers vergelijken’ en ‘Gebruikersselectie aanpassen’ kun je vanaf nu meerdere gebruikers tegelijk inactief of actief maken of in één keer verwijderen. Er zitten nu aparte rechten op het kunnen importeren van vrije entiteiten.

Trainingen

Je kunt als applicatie- of systeembeheerder een training DigiOffice Beheer Basis of SharePoint volgen.

Systeemeisen

De minimale systeemeisen van DigiOffice vind je terug in dit handige en uitgebreide overzicht.

Product updates

Blijf op de hoogte van de laatste releases en ontwikkelingen in DigiOffice.

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00