Altijd de juiste informatie beschikbaar
Méér informatie betekent méér behoefte aan grip op informatie. DigiOffice Enterprise maakt je informatieprocessen efficiënter, effectiever en toekomstgericht. Zodat je de juiste beslissingen kunt nemen.
DigiOffice Enterprise Informatiemanagement
De hoeveelheid informatie binnen bedrijven groeit elke dag, zelfs elk uur. De vraag naar goed informatiemanagement wordt dan ook steeds vaker gesteld. DigiOffice Enterprise zorgt voor een efficiënte inrichting en beheer van informatie. Zodat je altijd en overal de juiste informatie beschikbaar hebt.
Op maat inzicht in infomatie
Snelle wijzigingen informatiemodel
Realiseer hoogst haalbare datakwaliteit
Verrijk gegevens en informatie
Deel realtime informatie
Ondersteun (on) gestructureerde informatie
Ondersteun (on)gestructureerde informatie
Informatie kun je opdelen in gestructureerde en ongestructureerde informatie. Neem bijvoorbeeld een document (ongestructureerde informatie), een project of een dossier (gestructureerde informatie). DigiOffice ondersteunt beide zodat ze elkaar versterken. Als je ze koppelt in het DMS lopen de twee soorten informatie naadloos in elkaar over. Dit heeft meerdere voordelen voor je: je kunt snel bij een project of dossier alle documenten opvragen. Of vanuit een project- of dossierdocument doorklikken naar het project of het dossier om te zien welke collega’s eraan gekoppeld zijn.
Op maat inzicht in informatie
Of je nu op zoek bent naar details of naar overzicht, met DigiOffice Enterprise is het mogelijk om informatie op diverse manieren – naar behoefte – te presenteren. Een collega van een afdeling heeft gedetailleerde informatie nodig in het dagelijks werk. Een manager heeft behoefte aan overzicht en inzicht uit een bundeling van informatie. Om trends en patronen te ontdekken én een toekomstvisie te vormen. Bijvoorbeeld door een totaaloverzicht van het aantal openstaande offertes, incidenten, orders et cetera te hebben, waarna ze voor de details in kunnen zoomen op een specifiek onderdeel.
Snelle wijzigingen informatiemodel
Je maakt binnen informatiemanagement gebruik van een informatiemodel voor het vastleggen van informatie. Dit informatiemodel bestaat uit informatieobjecten zoals termen, relaties, objecten, definities en algemene regels. Om als organisatie wendbaar te zijn, moet je een informatiemodel snel kunnen wijzigen. DigiOffice Enterprise biedt je de optie om binnen een dag een informatieobject aan te maken of te wijzigen. Dit levert directe winst voor je organisatie op.
Realiseer hoogst haalbare datakwaliteit
De betrouwbaarheid van informatie is cruciaal. Daarom moet de informatie van de hoogst haalbare kwaliteit zijn.
Hoe je dit bereikt? Door alleen bevoegde medewerkers toegang tot de informatie te geven: alleen zij voeren wijzigingen in de gegevens door, DigiOffice Enterprise bevestigt deze en logt de veranderingen. Daarmee heb je achteraf altijd inzichtelijk wie, welke informatie wanneer heeft aangepast.
Deel realtime informatie
Deel informatie realtime, overzichtelijk, afgeschermd en veilig met stakeholders en betrokken systemen (applicaties). Stakeholders zijn je collega’s, partners, klanten en relaties. In DigiOffice kun je informatie delen en uitwisselen met andere applicaties. Met DigiOffice als bron- of doelsysteem of een combinatie daarvan.
Verrijk gegevens en informatie
Binnen DigiOffice Enterprise kun je onderdelen (objecten) van andere applicaties – bijvoorbeeld een ERP – verrijken met aanvullende (on)gestructureerde metadata. Of je brengt aanvullende onderliggende structuur aan tussen onderdelen/ objecten.
Informatieprocessen optimaliseren met DigiOffice Enterprise
DigiOffice Enterprise is één systeem voor het efficiënt digitaliseren en optimaliseren van alle werk-, bedrijfs-, document- en informatieprocessen van jouw organisatie. Daarbij is het snel en gemakkelijk de juiste informatie voorhanden hebben cruciaal. Daarom kiezen steeds meer bedrijven één centraal systeem voor informatiemanagement. Zodat je precies vindt wat je nodig hebt!
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice Enterprise:
Benieuwd hoe je informatieprocessen
digitaliseert en optimaliseert?
Klantverhalen
Nog betere resultaten realiseren voor je bedrijf én je klant? Ontdek de ervaringen van bedrijven en organisaties die DigiOffice daarbij inzetten.
Baker Tilly
Het automatiseren van werkzaamheden, efficiënter (samen)werken en minimaliseren van compliance en auditrisico’s was de aanleiding voor verdere digitalisering bij Baker Tilly. Dankzij DigiOffice hebben zij nu meer aandacht voor écht belangrijke zaken: “onze klanten”.
Hazenberg Bouw
Goedkoper en efficiënter werken, dat is waarom Hazenberg Bouw koos voor een digitaliseringsslag met DigiOffice. Dankzij centraal informatiemanagement en het werken met geautomatiseerde werkstromen kan het bouwbedrijf nu met dezelfde bezetting meer werk aan.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker
Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem
In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Dit zeggen onze klanten
Burgland Bouw
- Vincent van der Dussen, Controller Burgland Bouw
Baker Tilly N.V.
- Matthijs de Zoeten, ICT Manager Baker Tilly
Verdieping informatiemanagement DigiOffice Enterprise
In onderstaande technische verdieping lees je meer over:
• Vaste objecten
• Vrije objecten
• Associaties
• Multipliciteit
• Object Management – Integratie applicaties
• Objecten – Standaardisering/uniformiteit
• Objecten – Uitwisseling
• Objecten – Verrijken
• Objecten – Valideren
• Objecten – Beveiliging
• Objecten – Hiërarchie
DigiOffice biedt een centraal informatiemodel, waarmee je de zes cruciale aspecten van informatiemanagement stroomlijnt. Het informatiemodel wordt ook wel het geheugen van de organisatie genoemd, omdat het signalen afgeeft aan betrokkenen of systemen wanneer data in het informatiemodel wijzigt of als er een actie vereist is. DigiOffice bestaat uit vaste objecten, vrije objecten en associaties.
Vaste objecten
Vaste objecten zoals bijvoorbeeld relatie, project en contactpersoon maken standaard deel uit van het informatiemodel in DigiOffice. Elk object beschikt over werkstromen, objectbeveiliging, opmerkingen en koppelmogelijkheden met documenten.
Vrije objecten
Een vrij object kun je naar behoefte inrichten. Het heeft als doel om de juiste processen, data, systemen, applicaties, betrokkenen, afdelingen en werkzaamheden met elkaar te verbinden. Zodat de juiste informatie wordt uitgewisseld. Een vrij object is een beschrijving van een voor jouw organisatie belangrijk gegevensobject, met onderlinge verbindingen naar vaste objecten of andere vrije objecten. Dit principe kun je vergelijken met de opbouw van een klassendiagram in Unified Modeling Language (UML). Een voorbeeld: een commercieel vastgoedbedrijf die de vrije objecten ‘Winkelcentrum’ en ‘Winkelpand’ heeft toegevoegd aan DigiOffice. Door deze te verbinden – een associatie te maken – met bijvoorbeeld een vast object ‘Relatie’ of ‘Contactpersoon’ creëer je een informatiemodel die voor het vastgoedbedrijf het beste werkt.
Associaties
Naast vaste en vrije objecten kent DigiOffice Enterprise drie soorten asso- ciaties: associatie, aggregatie en compositie. Een associatie beschrijft de verbinding tussen twee objecttypen waardoor ze met elkaar kunnen communiceren.
Aggregatie
Een aggregatie is een type associatie waarbinnen de twee objecttypen een ongelijkwaardige status hebben. Aggregaties gebruik
je voor het groeperen van objecten. De relatie van een aggregatie bestaat uit een geheel-zijde en een deel-zijde. Een voorbeeld: Je hebt een ‘Wagenpark’ (geheel-zijde) en ‘Auto’ (deel-zijde). Je kunt in dit voorbeeld aan het ‘Wagenpark’ meerdere auto’s verbinden. Wil je het specifieke ‘Wagenpark’ verwijderen? Dan moet je eerst zorgen dat alle auto’s geen onderdeel meer zijn van het wagenpark.
Compositie
Een compositie is een sterkere vorm van een aggregatie. Het is een ‘geheel-deel’-relatie waarvan de delen niet op zichzelf kunnen bestaan. Zij bestaan slechts binnen het geheel. Vernietig je het geheel, dan vernietig je ook de delen. Een voorbeeld: een auto is het geheel, de wielen de delen. Vernietig je de auto dan verwijder je ook automatisch de wielen.
Multipliciteit
Bij een associatie geef je aan of er 0, 1 of (oneindig) veel objecten aan gerelateerd kunnen worden. Dit noem je ook wel multipliciteit. Voorbeeld: Voor objecttype ‘Auto’ stel je in dat deze maar aan 1 wagenpark verbonden kan zijn. Maar voor het objecttype ‘Wagenpark’ stel je in dat deze kan bestaan uit oneindig veel auto’s.
Object Management – Integratie applicaties
Binnen ieder bedrijf zijn meerdere applicaties actief. Samen vormen deze het applicatielandschap. Al deze applicaties hebben verschillende objecten, ook wel entiteiten genoemd.
Deze objecten zijn vaak vrij branche-specifiek. Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf met objecten als een project, woningtype, bouwblok, inkooporder en koper. Of een maakbedrijf met objecten als een machine, matrijs of een product. Deze objecten kun je opnemen in DigiOffice Enterprise. Zo verzamelt DigiOffice alle objecten die belangrijk zijn en kun je gebruik maken van toepassingen als document management, object beveiliging en procesmanagement. Ook kun je relevante documenten koppelen en processen inrichten voor één of meerdere objecten en/of documenten.
Een voorbeeld: een dealerorganisatie die DigiOffice gebruikt kan (via in- richting) geautomatiseerd een auto via Marktplaats te koop aanbieden. Of automatische herinneringen voor een APK-keuring versturen naar de au- tobezitters voor onderhoud van hun auto, ruim voordat de APK verloopt.
Objecten – Standaardisering/uniformiteit
Met behulp van DigiOffice Enterprise ontstaat er één bron voor alle objecten van de organisatie. Op deze wijze praat iedereen in de organisatie over hetzelfde object en worden alle documenten en werkprocessen aan het juiste object gekoppeld.
Objecten – Uitwisseling
DigiOffice Enterprise kan ook objecten exporteren naar andere systemen, zoals een ERP-systeem. Een ERP werkt meestal ook met objecten. Bekende objecten zijn in- en verkooporders, projectnummers, materieel/materiaal, matrijzen en klachten. Het voordeel van uitwisseling (integratie) met DigiOffice is dat je hiermee werkprocessen kunt inrichten met deze objecten. Denk hierbij aan onderhoudsschema’s, klachtenprocedures, verkoop- en kwaliteits- processen. Je kunt bijvoorbeeld e-mailberichten koppelen aan verkooporders of aan een klachtendossier en daarmee de afhandeling (een automatische workflow) starten. Uitwisseling van objecten tussen systemen helpt jouw organisatie om de mogelijkheden van beide maximaal te benutten.
Objecten – Verrijken
Met DigiOffice E-DMS kun je objecten van andere applicaties verrijken met aanvullende gegevens (metadata). Dit kan zowel gestructureerde als ongestructureerde metadata zijn. Ook kun je aanvullende onderliggende objectstructuren aanbrengen.
Objecten – Valideren
Leveren meerdere systemen/applicaties objecten aan DigiOffice Enterprise aan? Inrichting zorgt ervoor dat DigiOffice deze objecten ontdubbeld. Daarmee beschouwt (valideert) DigiOffice één en hetzelfde object in alle processen. Dit voorkomt dubbel werk en/of fouten. Je kunt dubbele objec- ten ook aan elkaar koppelen; zo wordt vanuit andere systemen altijd met het ‘eigen’ object gecommuniceerd.
Objecten – Beveiliging
Alle informatie – zoals objecten, documenten, werkprocessen – beveiligt DigiOffice op basis van rollen, afdelingen en groepen. Objecten die DigiOffice Enterprise aangeleverd krijgt vanuit andere systemen, moeten uiteraard ook beveiligd worden. DigiOffice past hiervoor geavanceerde beveiliging toe. Op basis van functies, projecten, afdelingen óf op metadata uit andere systemen. Hiermee zorg je ervoor dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot informatie.
Objecten – Hiërarchie
Binnen DigiOffice is het mogelijk om objecten in een hiërarchische verhou- ding tot elkaar te brengen. Zo kun je bijvoorbeeld voor een maakbedrijf een hiërarchie aanleggen tussen product, grondstoffen en leveranciers. Of bij een installatiebedrijf een hiërarchie tussen project en werkorders. DigiOffice Enterprise kan ook de hiërarchie uit geïntegreerde systemen overnemen.
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00
