Document management: schep orde in de chaos

Zó organiseer je je informatiestromen:

Het is ons allemaal wel eens overkomen: een cruciaal document dat zoek is geraakt, op een cruciaal tijdstip. Bijvoorbeeld een belangrijke leveringsovereenkomst, waardoor niemand weet op welk adres een bestelling afgeleverd moet worden. Of een lijstje met prospects dat verdwenen is, net op het moment dat je accountmanager een andere baan heeft geaccepteerd. Hoe klein het document ook is, de gevolgen kunnen groot zijn. Schep orde in de chaos met document management.

Hoe komt het toch dat documenten en informatie van tijd tot tijd zoekraken? Alle medewerkers doen hun best om zo netjes en gestructureerd mogelijk te werken en toch verdwijnt er bedrijfsinformatie. En wellicht belangrijker nog is de vraag hoe je dit probleem kunt oplossen.

Veelvoorkomende problemen met document management

Waarom raakt bedrijfsinformatie kwijt?

Iedere dag worden er talloze documenten binnen de organisatie gemaakt, verwerkt of ontvangen. Waarschijnlijk wordt deze bedrijfsinformatie nu ergens opgeslagen in de computersystemen van het bedrijf. Er draait bijvoorbeeld een server met daarop een mappenstructuur of wellicht staan gegevens zelfs in mappen op individuele computers.

Onduidelijke mappenstructuur

De kans is heel groot dat dit mappenstelsel in de loop van de tijd uitgebreid is tot een ondoordringbaar oerwoud. Hierbij lukt het alleen om iets te vinden als je het pad naar het bestand weet. Weet je dat niet, dan heb je misschien de precieze bestandsnaam onthouden zodat je daarop kunt zoeken. Weet je maar een deel van de bestandsnaam, dan kun je met een beetje mazzel de offerte die je zoekt vinden tussen alle offertes die je bedrijf de laatste vijftien jaar heeft opgevraagd en uitgestuurd.

Geen versiebeheer

Een volgend probleem waardoor informatie kwijt raakt, is dat vaak automatisch een nieuwe versie van een bestand over de vorige versie heen wordt opgeslagen. Werken er een keer twee mensen tegelijkertijd in een document, dan is een van beide zijn of haar werk kwijt. Informatie die verwijderd wordt uit de bestanden is niet terug te halen. Als iemand een keer een bijlage uit een e-mail opslaat onder de naam van een ander document, is het oude document weg. Deze informatie is op geen enkele manier terug te halen.

Dubbele administratie

Als laatste is er dan nog een dubbele administratie. Bij gebrek aan mogelijkheden om documenten makkelijk terug te vinden, laten medewerkers belangrijke informatie maar in hun mail staan. Of ze zetten deze informatie op een persoonlijke schijf die niet voor andere medewerkers toegankelijk is. Handig voor de medewerker op dat moment, maar de bestanden zijn onvindbaar voor anderen.

In het allerergste geval gaan medewerkers uit pure wanhoop belangrijke bestanden op een USB-stick zetten. Dit gebeurt vaak als er geen goede mogelijkheden zijn om grote bestanden te verzenden. De gevolgen kunnen groot zijn als iemand zo’n USB-stick kwijt raakt. Daarnaast is de technische beveiliging van documenten en informatie in gevaar bij het gebruik van een USB-stick. Ook wanneer medewerkers informatie van buitenaf via een USB-stick krijgen aangeleverd.

De gevolgen van decentraal document management

Gezien de hoeveelheid documenten die er in een bedrijf gebruikt worden is het eigenlijk nog een wonder dat het niet zo vaak gebeurt dat bestanden echt kwijt zijn. Gelukkig maar, want de schade als gevolg van verdwenen bestanden kan groot zijn.

De grootste schade ontstaat eigenlijk sluipenderwijs. Medewerkers verliezen tijd omdat ze gegevens niet snel kunnen vinden. Als een medewerkers vijf minuten per dag kwijt is aan het zoeken van bestanden, dan komt dit aan het eind van het jaar neer op twee volledige werkdagen.

Waarom document management?

Voorkom je dat informatie of documenten kwijt raken

Gelukkig hoef je niet lijdzaam toe te zien hoe er documenten en gegevens verdwijnen in je bedrijf. Met behulp van een document management systeem (DMS) kun je de controle over de documenten in het bedrijf terug krijgen.

Met een DMS kun je alle informatie in je bedrijf opslaan in één systeem. Dit systeem ondersteunt niet alleen kleine documenten zoals Word- en Excelbestanden, maar ook grote bestanden kunnen in dit systeem worden opgeslagen. Dankzij de beheermogelijkheden van een DMS kun je ervoor zorgen dat bepaalde gegevens alleen toegankelijk zijn voor bepaalde medewerkers. Niet iedereen hoeft immers inzicht te hebben in de salarisadministratie van je bedrijf.

Het DMS kan zelf documenten ordenen, zodat deze makkelijk terug te vinden zijn. Zo kan het DMS op basis van gegevens als het bestandtype, de auteurs van het document en de bestandsnaam documenten automatisch op de juiste plek zetten. Deze documenten kunnen ook worden voorzien van tags, waardoor het nog makkelijker wordt om informatie die bij elkaar hoort terug te kunnen vinden. Als laatste heeft een DMS krachtige mogelijkheden om te zoeken in de inhoud van bestanden.

Ook het verliezen van gegevens als gevolg van versieverschillen is verleden tijd. In een DMS kun je via versiebeheer alle versies van een document bewaren. Op deze manier kun je eenvoudig informatie uit een oude versie van een bestand halen. Daarnaast is het mogelijk om te zien wie de documenten bewerkt heeft, zodat je eenvoudiger het proces in kaart kunt brengen.

Het belangrijkste voordeel van het DMS is dat je de medewerkers optimaal faciliteert bij hun werk. Zij kunnen gegevens overal ter wereld benaderen (ook vanaf hun mobiele telefoon). Daarnaast ordent het DMS automatisch de informatie die zij in het systeem zetten. Hierdoor werken medewerkers ook graag met het DMS.

De voordelen van een DMS beperken zich niet tot de vindbaarheid van de gegevens. Met het DMS is het bijvoorbeeld mogelijk om projecten te starten met mensen buiten de organisatie. Op deze manier kunnen grote bestanden ook eenvoudig met klanten worden gedeeld, bijvoorbeeld via een extranetportaal. De USB-stickjes zijn dus verleden tijd.

Bedrijfsinformatie centraliseren

Het centraliseren van bedrijfsinformatie biedt grote voordelen voor een bedrijf. Uiteraard is er in het begin een investering nodig om de bestaande informatie in kaart te brengen en te ordenen. Als dit eenmaal gedaan is, zul je al snel merken dat de zoektochten naar verloren informatie tot het verleden behoren.

Ook werken medewerkers efficiënter. Zij kunnen niet alleen sneller de juiste documenten vinden, maar de kwaliteit van de gegevens is ook beter. Al snel zul je je afvragen: Hadden we niet veel eerder moeten investeren in een goed DMS?

Wilt je meer weten over hoe een DMS je bedrijfsprocessen kan optimaliseren?
Lees dan hier onze whitepaper

Deel dit blog

DMS: Steunpilaar in bedrijfsprocessen

Benieuwd wat kunt doen om bedrijfsprocessen te optimaliseren?

De voordelen en noodzaak van een DMS in dit verhelderende whitepaper.
Download hier onze whitepaper

Gerelateerde blogs

Contact opnemen met DigiOffice

Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 – 46 55 00