Maatwerk leveren met flexibel digitaal huisstijlbeheer
“Flexibiliteit vind ik de belangrijkste eigenschap van WhiteOffice, onderdeel van digitaal Huisstijlbeheer binnen DigiOffice. Hierdoor kunnen wij al vele jaren maatwerkbrieven en –vergunningen leveren”, zegt Cees Fisser. Fisser is medewerker Beleidsondersteuning en informatie bij de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving bij Waternet. Waternet is de gemeenschappelijke organisatie van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht en de gemeente Amsterdam en zorgt voor veilige dijken, schoon drinkwater, verwerking van afvalwater en nautisch toezicht op de Amsterdamse grachten.
De twintig medewerkers van het team Vergunningen beoordelen dagelijks aanvragen voor de aanleg van onder andere bouwwerken in de buurt van dijken, het lozen van afvalwater en het verbouwen of vervangen van woonboten in de Amsterdamse grachten. “Tijdens het verwerken van aanvragen maken we gebruik van verschillende brieven zoals een ontvangstbevestiging, een brief voor het opvragen van aanvullende gegevens, een ontwerp-vergunning waarop inspraak mogelijk is en een toezendbrief waarin de regels en eisen met betrekking tot het gebruik van een vergunning staan,” aldus Fisser. Voor de corporate identity ondersteunt hij het team met modelbrieven in WhiteOffice, onderdeel van digitaal Huisstijlbeheer binnen DigiOffice speciaal voor Microsoft Word.
Fisser: “Alle denkbare tekst die van toepassing kán zijn, staat in de modeldocumenten in tekstblokken onder elkaar. Aanmaak en beheer van die tekstblokken gebeurt centraal. In elk modeldocument zijn een of meer WhiteOffice pop-up keuzemenu’s ingebouwd. De vergunningverleners vullen de NAW-gegevens in en maken een tekstkeuze, soms uit wel tien varianten. Vervolgens wist WhiteOffice alle overbodige informatie. Dat levert een tekst op die al voor 95 tot 100% af is.”
Centraal huisstijlbeheer
Inmiddels werkt Waternet al vele jaren met digitaal huisstijlbeheer en WhiteOffice voor templates Word. Het bedrijf ziet een aantal belangrijke voordelen van deze manier van documentcreatie. Zo maken alle vergunningverleners gebruik van hetzelfde basismodel. Ook blijft het aantal verschillende modeldocumenten heel overzichtelijk. Als door nieuwe wetgeving voorschriften wijzigen, past Waternet de modeldocumenten vanwege het centrale digitale huisstijlbeheer in WhiteOffice, op de afdeling eenvoudig aan. Cees Fisser zegt hierover: “Toen een aantal jaar geleden de vergunningverlening op grond van Amsterdamse regels fuseerde met die voor het Waterschap, verdubbelde het aantal keuzes per modeldocument. Toch was het niet moeilijk om de nieuwe opties toe te voegen. Door een XML-koppeling met het postregistratiesysteem krijgen de twee groepen vergunningverleners alleen de opties aangeboden die voor hen van toepassing zijn. Die flexibiliteit is de belangrijkste eigenschap van WhiteOffice.”
Digitaal huisstijlbeheer en rebranding
Er is al jaren sprake van een uitstekende samenwerking tussen Waternet en DigiOffice. Niels van der Steenhoven, Directeur Ontwikkeling van DigiOffice, vertelt: “Het was in het begin zeker een uitdaging om al die verschillende vergunningen in WhiteOffice onder te brengen. Met behulp van de wizard is dit samen met de afdeling aangemaakt. Daarna hebben we het beheer overgedragen aan Waternet.”
In 2016 heeft Waternet een rebranding ondergaan. Daarin is bij de adresgegevens gekozen voor een afwijkend lettertype. Van der Steenhoven: “Door het adres als afbeelding in te voegen, was het niet nodig dit lettertype bij 2.000 gebruikers te installeren. Bijkomend voordeel is dat medewerkers geen ongeldige wijzigingen kunnen maken in de adresgegevens. Huisstijlwijzigingen zijn voor ons leuke projecten. Vooral omdat een klant het voordeel van DigiOffice Huisstijlbeheer nogmaals beleeft. Alle documenten, zowel nieuwe als de honderden beschikbare standaarddocumenten, zet het systeem namelijk vanzelf om naar de nieuwe huisstijl. Maar ook reeds gemaakte documenten kan een medewerker opnieuw gebruiken. Je opent bijvoorbeeld in WhiteOffice een oude brief. Je klikt op de knop Gegevens Wijzigen, kiest misschien een andere geadresseerde en het document wijzigt naar de nieuwe huisstijl.” https://www.waternet.nl/
Meer over huisstijlbeheer en documentcreatie in DigiOffice.
