Digitaliseren en optimaliseren van je bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen

Voor organisaties is het een flinke uitdaging om bedrijfsprocessen efficiënt in te richten. Je wilt dat alle systemen naadloos samenwerken en dat informatie voor iedereen – en overal – beschikbaar is. Zo houd je niet alleen het overzicht, maar ook inzicht in de voortgang. En dat zorgt ervoor dat je meer tijd kunt besteden aan écht belangrijke dingen, zoals klanten en relaties. Hoe je dit bereikt? Door bedrijfsprocessen te digitaliseren en menselijke handelingen waar mogelijk te automatiseren. Denk aan een relatief simpel facturatieproces, als ook complexere processen als de onboarding van nieuwe collega’s of investeringsaanvragen.

Documentprocessen

Documenten spelen in de meeste bedrijfsprocessen een grote rol. Neem bijvoorbeeld een proces gericht op kwaliteitsmanagement, waarbij documenten aan bepaalde normeringen moeten voldoen. Of dit het geval is, controleert een medewerker. Documenten die niet voldoen worden aangepast, waarna het goedkeuringsproces verder kan en het document gepubliceerd. Na verloop van tijd, afhankelijk van de normering, herzie en actualiseer je waar nodig elk document. Met DigiOffice Enterprise ben je verzekerd van een juiste opvolging van documenten.

Objectprocessen

Met DigiOffice beschik je over vrij in te richten objecten. Iedere branche kent zijn eigen objecten. Denk bijvoorbeeld aan een bouwbedrijf met objecten als een project, woningtype, bouwblok, inkooporder en koper. En een maakbedrijf met objecten als een machine, matrijs of een product. Elk object kun je in DigiOffice Enterprise onderbrengen in een geautomatiseerd proces. Zoals een machine, die onderdeel uitmaakt van een keuringsproces. Of een woningtype, als onderdeel van een aanpassingsverzoek. En klachten, waarbij je de volledige afhandeling automatisch afhandelt. In de praktijk zijn het vaak combinatie-processen van objecten, documenten en bedrijfsprocessen. Die in DigiOffice Enterprise snel en eenvoudig te realiseren zijn.

Inzicht in voortgang

Om op de hoogte te blijven van de voortgang, wil je in één oogopslag zien wat bijvoorbeeld de doorlooptijd is per proces, per afdeling, per document, object of persoon. Ook wil je weten waar een proces vertraagt en waarom dat het geval is. Missen er bepaalde documenten binnen een proces? Of zijn er medewerkers ziek en moet iemand anders het op te pakken? Of is het wachten op een inkomende opdrachtbevestiging? Met DigiOffice heb je een haarscherp inzicht in de voortgang en kwaliteit van je processen.

Digitaal ondertekenen is vaak onderdeel van andere, vaak meer complexe, bedrijfsprocessen. DigiOffice Enterprise beschikt voor rechtsgeldig digitaal ondertekenen over een integratie met ValidSign. Denk bij een complex bedrijfsproces bijvoorbeeld aan een investeringsaanvraag. Goedkeuring kan pas als deze gecontroleerd is op onderbouwende motivaties en rendementsberekeningen. Zijn alle nodige documenten compleet en de goedkeuring rond? Dan stuur je de investeringsaanvraag door voor een rechtsgeldige digitale ondertekening. Bij bijvoorbeeld het versturen van een offerte, is het plaatsen van een digitale ondertekening vaak direct mogelijk. 

Om een proces naar de volgende fase te brengen, is het vaak noodzakelijk dat de juiste documenten aanwezig zijn. En niet alleen of deze aanwezig zijn, ook of ze compleet zijn en voldoen aan de voorwaarden. Daarom kun je in DigiOffice Enterprise processen geautomatiseerd controleren. Ook kun je een melding instellen als bepaalde processen te lang op zich laten wachten, bijvoorbeeld door een openstaande melding of onopgeloste klacht.

Externe partijen betrekken bij procesafhandeling: een zeer gewaardeerde functie van DigiOffice Enterprise. Laat processen via je stakeholders verlopen of geef ze zelfs inzage in de voortgang. Voorbeelden: een HRM-afdeling die processen automatiseert met de arbo-dienst, een projectontwikkelaar die samenwerkt met de externe architect of de klant die je inzage geeft in de voortgang van het leveringsproces en eventuele wijzigingen digitaal laat goedkeuren. Via een DigiOffice Extranet omgeving of op basis van een Azure-account geef je in DigiOffice externe partijen inzage in documenten en processen die op hen van toepassing zijn.