Document Management Systeem (DMS) voor documentbeheer
DigiOffice is een document management systeem (DMS) voor organisaties die documentbeheer slim willen organiseren. Via één krachtig platform, volledig geïntegreerd met Microsoft 365 en andere systemen, registreer, beheer en vind je documenten, data en informatie direct terug. Zo werk je met meer structuur, minder zoekwerk en altijd met actuele en veilig opgeslagen documenten.
DigiOffice als document management systeem (DMS)
Automatiseer documentbeheer en breng structuur in documenten, data en informatiestromen
Zonder structuur raakt documentbeheer versnipperd
In veel organisaties staan documenten verspreid over mappen, mailboxen, Teams-kanalen en verschillende systemen. Daardoor is het vaak onduidelijk waar documenten staan, welke versie actueel is en wie toegang heeft tot informatie.
Zonder goed documentbeheer kost het medewerkers onnodig veel tijd om documenten terug te vinden en ontstaat er risico op fouten, dubbel werk en verlies van informatie.
Een document management systeem (DMS) brengt structuur in documenten en informatiestromen. DigiOffice automatiseert documentbeheer en zorgt dat documenten centraal worden opgeslagen, beheerd en eenvoudig teruggevonden
Zo ontstaat regie op documenten binnen de hele organisatie.
Baker Tilly N.V.
- Matthijs de Zoeten, ICT Manager Baker Tilly
We zijn slimmer gaan werken door onze werkprocessen als accountancy en fiscale dienstverlener centraal onder te brengen in DigiOffice, voor alle circa 850 professionals.
Burgland Bouw
- Vincent van der Dussen, Controller Burgland Bouw
Alle aanvragen en benodigde documenten zetten we met één druk op de knop via DigiOffice uit naar onderaannemers.
De kracht van DigiOffice als document management systeem (DMS)
Ontdek hoe slimme functies documentbeheer automatiseren en werken met documenten sneller, veiliger en overzichtelijker maken.
Altijd de juiste versie
Versiebeheer is volledig geautomatiseerd. Of je nu werkt in Word, Teams of SharePoint: iedereen gebruikt altijd de meest actuele versie van documenten. Elke wijziging wordt gelogd, inclusief wie-wat-wanneer. Geen verwarring of dubbel werk..
Automatische opslag van documenten
Documenten worden automatisch opgeslagen op de juiste plek – met metadata, naamgeving en toegangsrechten. Handmatig mappen kiezen of bestandsnamen bedenken is verleden tijd.
Slim toegangsbeheer
DigiOffice regelt automatisch wie toegang krijgt tot welke documenten – op basis van rol, team of project. Dit wordt volledig afgestemd op Microsoft Entra ID.
Documenten snel terugvinden
Vind documenten en e-mails snel via één centraal overzicht met slimme zoekfilters. Zo heb je altijd direct toegang tot de juiste informatie.
Geautomatiseerde workflows
Bespaar tijd en creëer structuur met geautomatiseerde documentprocessen. DigiOffice stuurt documenten automatisch langs de juiste stappen – uniform en volgens je eigen bedrijfsregels.
Veilig en compliant werken
DigiOffice helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving zoals AVG. Dankzij versiebeheer, logging en toegangscontrole werk je veilig en transparant – ondersteund door ISO 27001 en Microsoft Entra ID.
Projectbeheer
Beheer projecten van start tot oplevering. DigiOffice koppelt documenten, acties en e-mails automatisch aan het juiste project en team. Voor grip op voortgang, kwaliteit en samenwerking.
Dossierbeheer
Krijg volledige controle over al je dossiers. DigiOffice automatiseert het dossierbeheer met slimme workflows, bewaartermijnen en taken – zo blijft elk dossier actueel, compleet en eenvoudig terug te vinden.
Slimme retentie en archivering
DigiOffice automatiseert het archiveren en vernietigen van documenten volgens wettelijke bewaartermijnen. Zo voldoe je aan de wet, voorkom je onnodige opslag en houd je grip op je archief.
Regie op documentbeheer over al je systemen
Veel document management systemen richten zich op het opslaan en beheer van documenten.
In de praktijk werken organisaties echter met meerdere systemen zoals Microsoft 365, ERP- en HRM-oplossingen.
DigiOffice gaat verder dan traditioneel documentbeheer. Als regielaag voor documenten verbindt DigiOffice deze systemen
en zorgt het dat documenten, data en informatie altijd op de juiste plek beschikbaar zijn.
Documenten worden automatisch opgeslagen, gekoppeld en beheerd – ongeacht waar ze ontstaan.
Zo ontstaat één centrale structuur en werk je organisatiebreed met dezelfde informatie.
Slimme AI in DigiOffice
DigiOffice bevat een AI-module die helpt bij het werken met documenten en informatie in je dagelijkse werk.
De AI-functionaliteiten ondersteunen onder andere automatische vertalingen, samenvattingen, beeldbeschrijvingen en documentstructuren.
Zo automatiseer je terugkerende handelingen, werk je sneller en verminder je foutgevoelig werk binnen documentbeheer
Vertaalt keuzelijsten
Voor organisaties die internationaal werken, vult DigiOffice automatisch de juiste taalvariant in van keuzelijsten via Microsoft Azure Translate. Dit voorkomt fouten en dubbele beheeracties
Maakt samenvattingen
DigiOffice genereert automatisch samenvattingen van documenten. Zo krijg je in één oogopslag inzicht, zonder het volledige document te openen.
Beschrijft afbeeldingen
DigiOffice beschrijft afbeeldingen automatisch bij upload en verrijkt deze met metadata. Daardoor vind je documenten en afbeeldingen sneller terug binnen dossiers.
Maakt documentstructuren
DigiOffice stelt op basis van eerdere documenten automatisch een logische hoofdstukindeling voor bij bijvoorbeeld offertes, rapporten of opdrachtbevestigingen.
DigiOffice zet AI niet in als losse functionaliteit, maar als geïntegreerde laag binnen het document management systeem (DMS).
Zo werk je slimmer met documenten binnen een veilig, gestructureerd en compliant platform, volledig geïntegreerd met Microsoft 365.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Succesverhalen: digitalisering in de praktijk
Baker Tilly
Slimmer en uniform samenwerken
Met 13 vestigingen zocht Baker Tilly naar een DMS dat efficiënt documentbeheer en samenwerking mogelijk maakte. DigiOffice bood de oplossing: standaardisering, geautomatiseerde workflows en een centrale opslag. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze en meer focus op klanten.
Pala Group
Gestroomlijnd digitaal verkoopproces
Als automotive groep met meerdere dealerbedrijven had Pala Group behoefte aan structuur en efficiëntie. DigiOffice bracht alle documenten en workflows samen in één centraal systeem. Het verkoopproces verloopt nu sneller, zonder zoekwerk of dubbele invoer, met 50% tijdswinst.
Dijkhof Bouw
Grip op bedrijfsvoering door digitalisering
Dijkhof Bouw koppelt AFAS ERP met DigiOffice DMS en creëert zo een gestroomlijnd proces voor offerte- en projectbeheer. Met één dashboard hebben ze direct inzicht in alle lopende projecten, waardoor ze nauwkeuriger kunnen plannen, bijsturen en transparanter werken.
Slim gekoppeld aan je systemen
DigiOffice werkt naadloos samen met je bestaande software – zoals ERP-, HRM- en projectapplicaties.
Dankzij slimme koppelingen met systemen zoals AFAS, 4PS en andere platforms stroomt informatie automatisch tussen je document management systeem (DMS) en de rest van je digitale werkomgeving. Dat voorkomt dubbele invoer, minimaliseert fouten en zorgt ervoor dat iedereen altijd werkt met de meest actuele gegevens.
Of het nu gaat om klantdossiers, projectinformatie of HR-documenten: DigiOffice zorgt ervoor dat documenten automatisch worden gekoppeld aan de juiste entiteiten. Zo werk je sneller, efficiënter en volledig afgestemd op je bedrijfsprocessen.
- Volledig geïntegreerd met Microsoft 365
- Slimme API’s voor flexibele koppelingen
- Eén centrale waarheid in al je systemen
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice
Altijd de juiste huisstijl in je documenten
Met DigiOffice worden documenten automatisch opgesteld in de juiste huisstijl. Of je nu werkt in Word, Outlook of andere toepassingen binnen Microsoft 365: documenten voldoen altijd aan de actuele richtlijnen van je organisatie.
Huisstijlelementen zoals logo’s, opmaak, teksten en standaardonderdelen worden centraal beheerd en automatisch toegepast. Zo voorkom je fouten, werk je consistent en bespaar je tijd bij het maken van documenten.
DigiOffice voorziet documenten uit ERP-, HRM- en andere systemen automatisch van de juiste huisstijlelementen. Zo werk je zonder extra handelingen en altijd consistent.
DigiOffice combineert documentcreatie en documentbeheer in één platform. Documenten worden niet alleen correct opgesteld, maar ook direct opgeslagen, beheerd en eenvoudig teruggevonden.
Ontdek wat DigiOffice voor jouw organisatie kan betekenen
DigiOffice helpt organisaties met documentbeheer, het organiseren van documenten en het verbinden van systemen.
Als document management systeem (DMS) en regielaag voor documenten brengt DigiOffice structuur in data, documenten en informatie.
Wil je zien hoe DigiOffice jouw documentbeheer kan verbeteren?
Wat is een document management systeem (DMS)?
Een document management systeem (DMS) helpt organisaties om documenten automatisch op te slaan, te beheren en snel terug te vinden. In plaats van losse mappen, mailboxen en Teams-omgevingen werk je vanuit één gestructureerde omgeving waarin documenten altijd voorzien zijn van de juiste metadata, versie en toegangsrechten.
Met DigiOffice gebeurt dit volledig geïntegreerd binnen Microsoft 365. Documenten worden automatisch opgeslagen op de juiste plek, workflows sturen processen aan en versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen altijd met de juiste informatie werkt.
Meer weten over wat een DMS precies is?
Lees de uitgebreide uitleg.
Wanneer heb je een DMS nodig?
In veel organisaties groeit documentbeheer geleidelijk. Tot het moment dat het niet meer werkt.
Herken je één of meerdere van deze situaties?
- documenten staan verspreid over Teams, SharePoint, e-mail en netwerkschijven
- niemand weet zeker wat de laatste versie is
- medewerkers zijn veel tijd kwijt met zoeken naar informatie
- projectdossiers zijn incompleet of lastig samen te stellen
- compliance en audits vragen steeds meer controle
- samenwerking leidt tot fouten of dubbel werk
Dan is het tijd om documentbeheer structureel te organiseren. Een DMS brengt overzicht, automatiseert processen en zorgt voor grip op data, documenten en informatie.
Wat is het verschil tussen een DMS en SharePoint?
Microsoft SharePoint is een krachtig platform voor documentopslag en samenwerking. Maar zonder aanvullende inrichting ontbreekt vaak de structuur en sturing die nodig is voor professioneel documentbeheer.
Een DMS zoals DigiOffice voegt daar een regielaag aan toe:
- automatische opslag op basis van metadata
- uniforme naamgeving en structuur
- versiebeheer met volledige logging
- workflows voor goedkeuring en processen
- toegangsbeheer op basis van rol, project of team
- automatische provisioning van Teams-, SharePoint- en Azure Blob Storage omgevingen
- flexibele opslagstrategie (bijvoorbeeld actief in SharePoint, archief in Azure Blob Storage)
Zo combineer je de flexibiliteit van Microsoft 365 met de controle en structuur van een DMS.
Meer weten over de verschillen en mogelijkheden?
Lees de uitgebreide uitleg over SharePoint en documentbeheer.
Voor welke organisaties is een DMS geschikt?
Een document management systeem (DMS) is vooral waardevol voor organisaties waar documenten een centrale rol spelen in processen, samenwerking en besluitvorming.
Denk aan organisaties die:
- werken met projecten, dossiers of trajecten
- afhankelijk zijn van actuele informatie
- samenwerken met meerdere teams of partijen
- werken vanuit meerdere locaties
- behoefte hebben aan consistente huisstijl
- moeten voldoen aan wet- en regelgeving
- werken met Microsoft 365 en behoefte hebben aan structuur
Juist in deze omgevingen is het belangrijk dat documenten niet alleen worden opgeslagen, maar ook actief worden beheerd, gestuurd en geborgd.
Met DigiOffice zorg je ervoor dat documenten automatisch op de juiste plek staan, altijd actueel zijn en onderdeel worden van een gestructureerd proces — zonder dat gebruikers anders hoeven te werken.
Veelgestelde vragen over documentbeheer en DMS
Wat is het grootste voordeel van een DMS?
Je werkt altijd met de juiste versie van documenten, zonder zoekwerk of fouten. Alles is centraal geregeld en automatisch gestructureerd
Is Microsoft 365 voldoende voor documentbeheer?
Microsoft 365 biedt een sterke basis voor opslag en samenwerking. Zonder aanvullende structuur ontbreekt vaak centrale sturing. Een DMS zorgt voor automatisering, overzicht en consistentie.
Wat levert een DMS concreet op?
Minder zoekwerk, minder fouten, betere samenwerking en meer controle over documenten en processen.
Hoe helpt een DMS bij compliance en audits?
Door versiebeheer, logging en toegangscontrole is altijd inzichtelijk wie wat heeft gedaan. Dit maakt audits en verantwoording eenvoudiger.
Moet je anders gaan werken met een DMS?
Nee. Met DigiOffice blijf je werken in bekende tools zoals Word, Teams en SharePoint. De structuur en automatisering gebeuren op de achtergrond.
Samen succesvoller met DigiOffice
Meer dan 35 jaar ervaring
Ruim 35 jaar van groei, ontwikkeling en ervaring. Jaren waarin we de ontwikkelingen in het informatielandschap op de voet volgden en blijven volgen om het verschil te maken voor onze klanten.
Development
DigiOffice is een 100% Nederlands product. Alles bedenken, ontwerpen, coderen en testen we op het kantoor in Woerden. Nieuwe ontwikkelingen maken we op basis van visie én vragen van klanten.
Consultancy
Efficiënt en effectief software implementeren op basis van onze bewezen best practices: onze projectleiders en consultants staan voor je klaar!
Training
Ervaar de gebruiksvriendelijkheid van DigiOffice in de praktijk: leer samen met je collega’s de mogelijkheden van DigiOffice kennen in een praktijkgerichte training.
ServiceCenter
Binnen kantooruren krijg je ondersteuning en support door specialisten. Eén aanspreekpunt voor al je helpdeskvragen over DigiOffice.
Met een DMS zoals DigiOffice werk je altijd met de juiste documenten, zonder zoekwerk en met volledige controle over processen en informatie.
Ralf Benschop
Sales manager
Tilly Koot
Progammeur
Erwin Claessens
Projectleider
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 465 500
