Zoeken en vinden

Krachtige zoekfunctie om alle

documenten mee terug te vinden

Iedere medewerker kan op verschillende manieren zoeken en vinden in DigiOffice. Gegevens als referentienummer, naw-gegevens ontvanger, naam auteur, datum, soort document (brief, e-mail, offerte, memo, verslag) en locatie van het document houdt DigiOffice bij. Daarnaast kunnen documenten gekoppeld zijn aan dossiers, projecten, labels, relaties en personen.

Krachtige zoekfuncties

Omdat u op nagenoeg alle ingevoerde gegevens kunt zoeken of filteren, genereert DigiOffice allerhande overzichten. Daardoor is de vindbaarheid van informatie uitstekend. In combinatie met SharePoint heeft u een zoekmachine met geavanceerde zoek- en filterfuncties waardoor full-tekst search toe is te passen op de DigiOffice metadata; dit betekent dat er in alle platte tekst gezocht wordt naar het zoekwoord dat u heeft ingegeven.

Virtuele mappenstructuur

De virtuele verkenner is een krachtig instrument om te navigeren door grote hoeveelheden documenten. Het is een zoekmethode waarbij u als gebruiker zelf bepaalt via welke, herkenbare, virtuele boomstructuur u een document het eenvoudigst terug vindt. De een werkt liever vanuit afdeling naar documentsoort, een ander geeft er de voorkeur aan om vanuit projecten te werken. Alleen mappen waarvoor u geautoriseerd bent, worden getoond.

Document weergave

DigiOffice toont u bij het opzoeken van een document - naast algemene gegevens - in een leesvenster een preview in PDF. Zo kunt u snel kennis nemen van de inhoud zonder over de betreffende applicatie te hoeven beschikken of deze te openen. Als het geregistreerde document verandert, ververst DigiOffice ook de preview.

Persoonlijke startpagina

Hoewel documenten centraal opgeslagen worden, is de manier waarop al deze informatie aan u wordt gepresenteerd – de weergave - voor u individueel in te richten. DigiOffice creëert dit met werkruimtes: schermindelingen die zoveel mogelijk aansluiten op uw huidige werkwijze. U kunt dan denken aan bijvoorbeeld een werkruimte ‘taken’ of ‘documenten’.

Beveiliging

DigiOffice zorgt ervoor dat de beveiliging van gegevens, die voor verschillende afdelingen en diverse functies is vastgelegd, automatisch wordt uitgevoerd. Hiervoor bakent het de toegang met beveiligingsregels af. Dat kan per document - of deel van een document - wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Beveiliging wordt ook toegepast op personen, relaties, acties, projecten, dossiers, beveiligingsniveaus et cetera.