Personeelsdossier

Het optimaal en veilig beheren van

alle digitale personeelsdocumenten

Personeelsdossier beheren met DigiOffice

Grip op alle digitale personeelsdocumenten

Van sollicitatie en contract tot opleiding en uitdiensttreding.

Met DigiOffice leg je alle documentatie, correspondentie en acties

op één centrale, streng beveiligde plek vast. Volgens alle wettelijke bewaartermijnen. Je vindt informatie gemakkelijk terug en je deelt

het veilig en eenvoudig met anderen. Koppel met applicaties zoals

SAP, HR2day of PayMaster, voer je informatie centraal in en

DigiOffice stelt deze op meerdere plekken beschikbaar.

Arbeidsvoorwaarden

Persoonlijke gegevens

Beoordelingsgesprekken

Verlofregeling

Handboek

Ziekteverzuim

Correspondentie

Contracten

Lease auto

Onkostenvergoeding

Welke voordelen behaal jij met een digitaal personeelsdossier?

Herken je dit: tijd die je verliest met het zoeken, vinden en verwerken van informatie.

Hoe kun je taken in opleidingsplanning, contractbeheer en mutaties makkelijker maken?

In deze whitepaper vind je de onderdelen, het belang en de voordelen van een digitaal personeelsdossier. Ook krijg je een roadmap om ze in praktische stappen te realiseren.

Download nu de whitepaper

Whiteppaper Digitaal beheren van Personeelsdossier met DigiOffcie effectief documentbeheer

De centrale rol in het HR-proces

DigiOffice

Zoeken en vinden van informatie

In DigiOffice zoek en vind je gemakkelijk alle informatie van een medewerker terug. Je maakt eenvoudig overzichten op personeels-, document-, afdelings- of functieniveau. DigiOffice hanteert de wettelijke bewaartermijnen en archiveert en vernietigt volgens afspraak, na controle door jou of je collega.

Meldingen en herinneringen

Je kunt meldingen en herinneringen instellen op dossiers. Bijvoorbeeld voor medewerkers met tijdelijke contracten, het regelen van (herhalings)cursussen of jubilea festiviteiten. Maar ook een melding versturen naar al je collega’s

dat hun loonstrook klaar staat in het medewerkerportaal.

Medewerkerportaal voor elke collega

Voor elke collega een eigen digitaal portaal. In DigiOffice heet dat een mede-werkerportaal. Daarin vind je collega bijvoorbeeld loonstroken, jaaropgave of een uitnodiging voor het functioneringsgesprek et cetera. Of hij/zij dient hier een ziek/betermelding, declaratie of verlofaanvraag in. Deze mutaties komen via workflow vanzelf bij jou, je HR-collega of leidinggevende terecht.

Beveiliging van vertrouwelijke informatie

Digitale personeelsdossiers, DigiOffice beveiligt ze streng. De vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor HR, het personeelslid zelf en soms

voor de leidinggevende. Je kunt er als afdeling HR voor kiezen om bepaalde informatie uit alle dossiers zoals stamkaarten en de verzuim- en verlof-registratie samen het collectieve personeelsdossier te laten vormen.

Op verzoek van het UWV, de pensioenverzekeraar of de Belastingdienst verstrek je informatie dan beveiligd via een extranetportaal

Dit zijn de trends en uitdagingen voor HR in 2019

Wat moet je weten over privacy op het werk

Slim digitaal informatie-beheer voor HR

Personeelsdossier

Marloes

Arbeidsovereenkomsten opstellen,

beoordelingen en afspraken toevoegen.

Alle documenten direct als PDF preview

kunnen inzien.

Automatische meldingen van bijvoorbeeld beoordeling of verlengen contractduur.

Werkstromen op bijv. sollicitaties, beoordelingen, contractverlenging etc.

Alle documenten zijn beveiligd en

gekoppeld aan het personeelsdossier.

Diploma's en identiteit-bewijzen e.d.

inscannen en automatisch toevoegen.

Beveiligde stamkaart met persoonlijke gegevens medewerker.

Uitgebreide autorisatie mogelijkheid

door middel van rollenstructuur.

Medewerker ontvangt digitale loonstrook

in zijn of haar medewerkerportaal

Wat betekent een digitaal personeelsdossier voor HR?

Met een digitaal personeelsdossier heb je één centraal punt waar je informatie en documenten toevoegt, verwerkt, uitleest en archiveert. Zo sla je geen stap meer over in je HR-processen als opleidingsplanning, contractbeheer en mutaties.

In deze whitepaper lees je hoe digitale personeelsdossiers je taken op het vlak van uitvoering, tactiek en strategie ondersteunen. Ook vind je er de onderdelen, het belang en de voordelen van goed digitaal informatiebeheer.

Download nu de whitepaper

Effectief documentbeheer, altijd en overal

Met DigiOffice leg je alle documentatie en correspondentie rondom je personeel veilig vast. Én vind je het gemakkelijk terug. Je produceert eenvoudig overzichten op personeels-, document- en afdelingsniveau.

Samen met de virtuele mappenstructuur en werkstromen voor acties

en taken heb je tools in handen voor effectief documentbeheer.

Hoe draagt DigiOffice bij aan je organisatie?

DigiOffice is méér dan een uitgebreid document management systeem (DMS). Het is een complete suite van applicaties waarin DMS, huisstijl, CRM en HRM gerelateerde functionaliteiten. Samen dragen zij bij aan efficiënte digitale processen van alle personeelsdocumenten van je organisatie.