Personeelsdossier

Het optimaal en veilig beheren van

alle digitale personeelsdocumenten

Personeelsdossier beheren met DigiOffice

Met het digitaal personeelsdossier in DigiOffice bouwt u van sollicitatie tot aan pensioen of uitdiensttreding een dossier op van het functioneren en de ontwikkeling van uw medewerker en alle administratieve verplichtingen die daar bij komen kijken. Alle documenten en correspondentie naar, over en van uw werknemer staan hiermee op een centrale, streng beveiligde plek.

Zoeken en vinden

Met DigiOffice produceert u eenvoudig overzichten op personeels-, document-, afdelings- en functieniveau. Hiermee is alle informatie rondom de medewerker gemakkelijk terug te vinden. Alle wettelijke bewaartermijnen worden in DigiOffice gerespecteerd en uitgevoerd. Het systeem archiveert en vernietigt volgens afspraak - en na controle door een medewerker - de juiste gegevens en documenten. Lees meer

Meldingen

Binnen de dossiers kunt u meldingen instellen. Bijvoorbeeld voor medewerkers met tijdelijke contracten zodat tijdig beslist wordt tot verlenging of beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Of voor het aanmelden van BHV-ers voor een herhalingscursus. Of voor jubilea zodat er tijdig e.e.a. geregeld kan worden. Maar ook een melding naar alle medewerkers als hun loonstrook klaar staat in het medewerkerportaal.

Medewerkerportaal

Met DigiOffice heeft iedere werknemer toegang tot een eigen persoonlijke

werkruimte. Daarin vindt hij onder meer zijn loonstroken, jaaropgaven, stamkaartgegevens, een uitnodiging voor een functioneringsgesprek,

verslagen van overleggen en informatievoorziening over opleidingen. Ook kan hij hier een ziek/betermelding doen en een declaratie, verlofaanvraag of adreswijziging indienen. Een vaste workflow zorgt ervoor dat mutaties automatisch ter goedkeuring en verwerking bij de juiste persoon - leidinggevende, salarisadministratie en personeelszaken - terecht komen.

Beveiliging

Digitale personeelsdossiers zijn in DigiOffice streng beveiligd. De vertrouwelijke informatie is alleen toegankelijk voor Personeelszaken, de medewerker zelf en in beperkte mate voor de leidinggevende. Bepaalde informatie uit alle dossiers zoals stamkaarten en de verzuim- en verlofregistratie vormen samen het collectieve personeelsdossier. Op verzoek van het UWV, de pensioenverzekeraar of de Belastingdienst kan informatie beveiligd verstrekt worden via een extranetportaal.

Personeelsdossier

Marloes

Arbeidsovereenkomsten opstellen,

beoordelingen en afspraken toevoegen.

Alle documenten direct als PDF preview

kunnen inzien.

Automatische meldingen van bijvoorbeeld beoordeling of verlengen contractduur.

Werkstromen op bijv. sollicitaties, beoordelingen, contractverlenging etc.

Alle documenten zijn beveiligd en

gekoppeld aan het personeelsdossier.

Diploma's en identiteit-bewijzen e.d.

inscannen en automatisch toevoegen.

Beveiligde stamkaart met persoonlijke gegevens medewerker.

Uitgebreide autorisatie mogelijkheid

door middel van rollenstructuur.

Medewerker ontvangt digitale loonstrook

in zijn of haar medewerkerportaal

Whiteppaper Digitaal beheren van Personeelsdossier met DigiOffcie effectief documentbeheer

De voordelen van een digitaal personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier zorgt voor een centraal punt waar informatie en documenten toegevoegd, verwerkt, uitgelezen en gearchiveerd kunnen worden. Zo kan er geen stap meer overgeslagen of vergeten worden en verlopen HR-processen als opleidingsplanning, contractbeheer en mutaties efficiënter. Het biedt u ondersteuning om uw taken met betrekking tot uitvoering, tactiek en strategie gemakkelijker uit te voeren.

Deze whitepaper beschrijft de onderdelen en voordelen van goed digitaal informatiebeheer.

Ook bevat het een roadmap naar digitale dossiers waarmee u in praktische stappen de aanmaak en opbouw van digitale personeelsdossiers kunt realiseren.

Download whitepaper